مقدمة

سنتحدث في هذه المقالة عن نظام أوامر التشغيل الذي تمت إضافته إلى برنامج الأمين ،من خلال مشروع .JMA وقد تم تقسيم هذه المقالة إلى الأقسام السابعة التالية:

1. تجهيز النظام للعمل
2. قوائم النظام
3. بطاقات النظام
4. عمليات النظام
5. تقارير النظام
6. أدوات النظام
7. الملحقات

هذا الجزء من المقالة مخصص للتحدث عن كيفية تجهيز النظام للبدء بالعمل.

تجهيز النظام للبدء بالعمل

قبل البدء بإجراء العمليات المحاسبية في النظام, يتوجب على المستخدم إنهاء عملية تحديد وتعريف بنود إعدادات النظام ,التي تتألف من:

•        تحديد صلاحيات المستخدمين.

•        تحديد خيارات النظام.

•        تحديد أنماط الفواتير.

1-صلاحيات المستخدمين

حتى يتمكن المستخدم من البدء باستخدام النظام، لابد من أن يمتلك الصلاحيات الكافية لتنفيذ العملية (إضافة, تعديل,حذف واستعراض). وتتم تحديد هذه الصلاحيات من خلال نافذة “إدارة المستخدمين”، والتي يتم الوصول إليها من:

القائمة /أدوات / إدارة /إدارة المستخدمين

2- خيارات النظام

لابد من تحديد بعض الثوابت والتفضيلات الخاصة بالملفات وخيارات رسائل التأكيدات والأرقام، يمكن تحديد تلك الخيارات باستخدام نافذة خيارات التي تطلب من:

القائمة/ أدوات/ خيارات

حسابات أوامر التشغيل

يتم من خلال هذه الخانات تعريف حسابات أوامر التشغيل وهي:

الأجور المباشرة

يجب على المستخدم تحديد الحساب الذي سيرحل له أجور العاملين عند توليد سند القيد بعد توزيع الأجور.

المصاريف غير المباشرة

يجب على المستخدم تحديد الحساب الذي سيرحل له المصاريف غير المباشرة عند توليد سند القيد بعد توزيع المصاريف.

خيارات أوامر التشغيل

يتم من خلال هذه الخانات تعريف خيارات أوامر التشغيل وهي:

طريقة حساب الكلفة

من خلال هذه القائمة المنسدلة يمكن للمستخدم اختيار طريقة حساب الكلفة إما شهري أو سنوي.

تسجيل الكلفة بشكل يدوي

بتفعيل هذا الخيار يمكن للمستخدم تعديل قيم الكلفة المقدرة في صفحة الكلفة المقدرة والفعلية ضمن بطاقة خط الإنتاج بشكل يدوي.

فواتير أوامر التشغيل

من خلال القوائم المنسدلة التالية يمكن تحديد أنماط الفواتير التي سيتم توليدها فيما بعد وهي:

إدخال

يمكن من خلال هذه القائمة المنسدلة تحديد فاتورة الإدخال التي سيقوم النظام بتوليدها عند انتهاء أمر التشغيل.

صرف

يتم من خلال هذه القائمة المنسدلة تحديد نمط فواتير صرف المواد المباشرة التي سيتم تحريك المواد الاولية من خلالها ضمن المستودعات عند طلب نافذة توليد فواتير الصرف.

مرتجع الصرف

يتم من خلال هذه القائمة المنسدلة تحديد نمط فواتير مرتجع صرف المواد المباشرة التي سيتم تحريك المواد الاولية من خلالها ضمن المستودعات عند طلب نافذة توليد فواتير مرتجع الصرف.

فواتير مناقلة أوامر التشغيل

إدخال المناقلة

يمكن من خلال هذه القائمة المنسدلة تحديد فاتورة إدخال المناقلة.

إخراج المناقلة

يمكن من خلال هذه القائمة المنسدلة تحديد فاتورة إخراج المناقلة.

المستودع

وهو مستودع افتراضي في مناقلة أوامر التشغيل.

ملاحظة: عندما يقوم المستخدم بتحديد خيارات أوامر التشغيل بالإضافة إلى تحديد:

• المصاريف غير المباشرة (تجميعي أو رئيسي حصراً).
• طريقة حساب الكلفة المقدرة (فترات أو سنوي).
• تسجيل الكلف المقدرة بشكل يدوي.
• نمط فاتورة إدخال مناقلة أوامر التشغيل.
• نمط فاتورة إخراج مناقلة أوامر التشغيل.
• المستودع (و هو المستودع الافتراضي في مناقلة أوامر التشغيل).

فيقوم النظام بحفظ الخيارات المحددة بما فيها التعديلات على الموازنة التقديرية للمصاريف العامة.

قيم افتراضية

يتم الوصول إلى هذه الصفحة بالنقر على اسمها ضمن “نافذة خيارات” وفيها تحدّد الخيارات الافتراضية التي يتم اعتمادها بشكل افتراضي في جميع عمليات وتقارير النظام ولمرة واحدة وقد تم إضافة الخيارت التالية إليها:

الموارد البشرية

الاتصال بقاعدة بيانات برنامج الأمين للرواتب والأجور

بتفعيل هذا الخيار، يقوم النظام بقراءة بيانات العمال وأجورهم وساعات دوامهم من قاعدة بيانات برنامج الأمين للرواتب والأجور التي يتم تحديدها في الخانة التالية.

محددات الاتصال

عند الضغط على مربع البحث الموجود على طرف الحقل, يقوم النظام بفتح نافذة تحتوي على بيانات “محددات الاتصال”ببيانات الموارد البشرية, وهي:

•        اسم المخدم المراد الاتصال به.

•        المعلومات التي يمكن من خلالها الدخول إلى المخدم, وهي نوعين:

–        استخدام نمط تحقق ويندوز

–        استخدام اسم وكلمة مرور محددين

وعند الضغط على الخيار الثاني, يطلب النظام ,تحديد اسم وكلمة مرور قاعدة البيانات المراد الاتصال بها.

•        تحديد قاعدة البيانات ضمن المخدم.

القسم

بعد تحديد ملف الرواتب والأجور الذي سيتم الاتصال به من خلال الخانة السابقة، فستظهر في هذه القائمة كافة الأقسام المعرفة في ذلك الملف. ويمكن للمستخدم تحديد القسم الذي يتبع له العاملون.

ملاحظة:

يجب على المستخدم تعديل في خيارات أوامر التشغيل و التي يتم تحديدها قبل البدء بالعمليات على النظام, إذا كان لدى المستخدم صلاحية لتعديل هذه الخيارات.

3- أنماط الفواتير

يجب على المستخدم تعريف أنماط الفواتير التي سيتم توليدها من قبل النظام لأمر التشغيل. ويتم الوصول إلى نافذة أنماط الفواتير من:

القائمة/أداوت/إدارة/إدارة أنماط