نتابع مابدأناه وننتقل إلى القائمة الثانية في البرنامج.

قائمة بطاقات

وهي القائمة الثانية في البرنامج وبها كافة البطاقات الرئيسة المطلوب تعريفها قبل بدء العمل بالبرنامج وسنبدأ بالبطاقة الأولى.

الهيكل التنظيمي

عند العمل على برنامج الأمين للموارد البشرية يجب تعريف الشركة (أو الشركات إن كانت تتألف من مجموعة شركات) والفروع والإدارات والدوائر والأقسام في هذه الشركة وأهم تعريفين في الهيكل التنظيمي هو أسم الشركة وأقسام الشركة حيث هذين التعريفين من ضروريات بطاقة الموظف والملاحظ بأن هذه التقسيمات مستخدمة كثيراً في مؤسسات ودوائر الدولة وتفيدنا في البرنامج بشكل أساسي في التقارير حيث نستطيع حصر المطلوب كلما كانت هذه الأقسام معرفة بشكل صحيح.

من قائمة بطاقات نختار الهيكل التنظيمي ثم بطاقة شركة فندخل رقم تسلسلي ثم رقم التأمين إن كان يوجد ثم نضع أسم الشركة والاسم اللاتيني إن كان هناك ضرورة (الاسم اللاتيني في كافة بطاقات البرنامج يفدنا عند تغيير لغة البرنامج فيظهر عندئذ الاسم اللاتيني ولاسيما في بطاقة الموظف) ثم إضافة فنكون بذلك قد تم تعريف الشركة (في حال وجود أكثر من شركة نكرر هذه العملية حسب عدد الشركات) (الصورة رقم 1) نكرر العملية بنفس الطريقة بالنسبة للأفرع (الصورة رقم 2) أدناه وبالنسبة للإدارات (الصورة رقم 3) كذلك بالنسبة للدوائر (الصورة رقم 4) أدناه:

أما بالنسبة للأقسام فكما رأينا من قائمة بطاقات | الهيكل التنظيمي ثم نختار بطاقة قسم (الصورة رقم 1) أدناه ثم نبدأ بتعريف القسم بوضع الرقم التسلسلي ثم اسم القسم (الرئيسي إن كان هناك أقسام رئيسية تتبعها أقسام فرعية) بداية لا نضع اي شيء في حقل القسم الرئيسي ثم نضع مركز الكلفة إن كان لدينا برنامج الأمين لحلول الأعمال ومرتبط ببرنامج الأمين للموارد البشرية (سنستعرض في مواضيع لاحقة كيفية الربط المحاسبي) ثم ملاحظات إن كان يوجد ثم نضع أسم المدير الأول والثاني وهذه الخطوة من اجل منح صلاحيات للمدراء للاطلاع ثم نضع ملاك هذا القسم من وظائف وعدد الأشخاص في اسفل (الصورة رقم 2) في الشكل أدناه  وهذا الأمر مفيد لتقرير الشواغر الموجودة في البرنامج وفي حال وجود رابط محاسبي نقوم بضغط زر الحسابات لوضع أرقام الحسابات (لكل بند رقم الحساب وإشارة صح أمام الحساب إن كان هذا الحساب له تأثير على مركز الكلفة) لتوليد قيد محاسبي عند الترحيل (الصورة رقم 3) في الشكل أدناه ثم موافق وبذلك نكون قد قمنا بتعريف القسم وهكذا نعيد الكرة في حال وجود أقسام أخرى (الرئيسية أولاً ثم الفرعية مع الانتباه إلى وضع القسم الرئيسي التابع له القسم الفرعي المعرف في حقل القسم الرئيسي في حال تعريف الأقسام الفرعية) كما في الشكل أدناه:

ملاحظة هامة: في الشكل السابق (الصورة رقم 2) الجدول ضمن الإطار الأزرق أو الجدول (الصورة رقم 3) أو أي جدول سيمر معنا خلال البرنامج توجد الخاصية التالية: عند الضغط على ترويسة أي حقل في هذه الجداول (الإطار الأخضر) للمرة الأولى سيقوم البرنامج بترتيب البيانات تنازلياً ثم إذا قمنا بالضغط مرة ثانية سيقوم البرنامج بترتيب البيانات تصاعدياً.

وبذلك نكون قد عرفنا الهيكل التنظيمي للشركة وتوابعه.

مع باقي بطاقات التعريف نستودعكم الله إلى الموضوع القادم بإذنه تعالى.