مقدمة

سنتحدث في هذه المقالة عن الميزات التي تم إضافتها إلى برنامج الأمين من خلال مشروع Ameen8.0e ، وقد تم تقسيم هذه المقالة إلى القسمين التاليين:

1. نظام المحاسبة
2. نظام العروض الخاصة

هذا الجزء مخصص للتحدث عن نظام المحاسبة

الاعتمادات المستندية

تستخدم الاعتمادات المستندية لتوزيع المصاريف المختلفة على المواد بطرق مختلفة حسب الخيارات المحددة في بطاقة المادة أو حسب كمية المواد أو قيمتها وغيرها.

وقد تم إضافة بعض الميزات الجديدة وهي:

إمكانية الانتقال بين نافذة الاعتمادات المستندية ونافذة الفاتورة

أصبح بإمكان المستخدم فتح نافذة الاعتماد المستندي من الفاتورة أو العكس ولكن بشرط أن يقوم المستخدم عند تعريف الاعتماد المستندي بتحديد نمط الفاتورة التي سيقوم البرنامج بربطها مع الاعتماد.

يتم طلب نافذة الاعتماد المستندي في حال تعريفها من:

القائمة / فاتورة

أو عن طريق زر تم إضافته إلى نافذة الفاتورة.

زر عرض

بالنقر على هذا الزر تظهر قائمة منسدلة تحوي الأوامر التالية:

عرض السند

يستخدم هذا الأمر لعرض القيد المتولد عن الفاتورة. يتم عرض رقم القيد المولد عن الفاتورة إلى جانب اسم الأمر.

يكون هذا الأمر غير فعال في الحالات التالية:

–        عندما تكون الفاتورة جديدة أو غير مضافة.

–        في حال كان أصل الفاتورة لا يولد قيدأو تفعيل خيار “لا يولد قيد” ويتم ذلك من إدوات /إدارة / إدارة أنماط.

–        عدم تفعيل خيار”تولد سند قيد بشكل آلي في خصائص الفواتير.

ويكون هذا الأمر فعال في حال عدم تفعيل خيار “تولد سند قيد بشكل آلي”.

عرض الاعتماد المستندي

يمكن فتح نافذة الاعتماد عن طريق هذا الأمر، و يكون غير فعال في حال كانت الفاتورة جديدة وفي حال كانت الفاتورة غير مرتبطة باعتماد مستندي فلا يظهر هذا الأمر.

مزيد

لتحديد تفاصيل أخرى متعلقة بالفاتورة الحالية، مثل قيمة الدفعة الاولى، حسابات الفاتورة و أصل الفاتورة.

وقد تم إضافة زر آخر إلى نافذة الفاتورة.

زر عمليات

 

بالنقر على هذا الزر تظهر قائمة منسدلة تحوي الأوامر التالية:

تقريب

يستخدم لتحديد قيمة تقريب الأرقام في الفاتورة، يتم تفعيل هذا الأمر من قائمة أداوت/ خيارات/ الأرقام.يمكن للمستخدم إجراء عملية تقريب الارقام من خلال الاختصار CTRL +J الذي يظهر إلى جانب هذا الامر.

ترحيل الفاتورة

سيظهر هذا الأمر في القائمة ويكون غير فعال في الحالات التالية:

–        عندما تكون الفاتورة جديدة أو غير مضافة.

–        إذا كان خيارا ترحل إلى المستودعات بصورة آلية ولا ترحل إلى المستودعات فعالين في خصائص هذا النمط من الفواتير.

ويكون هذا الأمر فعال عند عدم تفعيل خيارا ترحل إلى المستودعات بصورة آلية ولا ترحل إلى المستودعات.

توليد قيد

سيظهر هذا الأمر في القائمة ويكون غير فعال في الحالات التالية:

–        عندما تكون الفاتورة جديدة أو غير مضافة.

–        إذا كان خيارا تولد سند قيد بصورة آلية ولا تولد قيد فعالين في خصائص هذا النمط من الفواتير.

ويكون هذا الأمر فعال عند عدم تفعيل تولد سند قيد بصورة آلية ولا تولد قيد.

نافذة الاعتمادات المستندية

تشبه نافذة فاتورة الاعتماد المستندي من حيث تعريفها وتحديد خصائصها فاتورة البيع أو الشراء، من حيث وجود جدول للمواد وجدول الحسميات والإضافات. إلا أن هذه الفواتير تستخدم حصراً للإعتمادات المستندية.

ستظهر فواتير الاعتمادات المستندية التي يتم تعريفها من قبل المستخدمين في:

القائمة / فاتورة

ومن خلال هذه النافذة يمكن للمستخدم استعراض الفاتورة المرتبطة بهذا الاعتماد، وذلك عن طريق زر فاتورة التي تم إضافته إلى واجهة الاعتماد المستندي.

ملاحظة:

إن زر الفاتورة يكون غير فعال في حال كانت النافذة في وضع جديد. وعند الضغط على هذا الزر تظهر نافذة الفاتورة المرتبطة بالاعتماد المستندي فقط.

الحركة اليومية للاعتمادات المستندية

يستخدم هذا التقرير لعرض التفاصيل التي أضيفت عن طريق الاعتمادات المستندية لكل قلم من أقلام الفواتير. ويمكن تخصيص التقرير باختيار إحدى الخيارات التالية: (الزبون، الحساب،المادة،        المجموعة، من تاريخ، إلى تاريخ واستخدام الوحدة)

 يتم طلب هذا التقرير من:

القائمة / مواد / تقارير الحركة

وتتضمن نافذة التقرير مايلي:

الزبون

للحصول على التقرير بإسم زبون محدد، يمكن للمستخدم تحديده في هذه الخانة.

الحساب

للحصول على التقرير بإسم حساب محدد، يمكن للمستخدم تحديده في هذه الخانة.

المادة

للحصول على تقرير مادة معنية، يمكن للمستخدم تحديدهافي هذه الخانة.

المجموعة

وللحصول على تقرير مجموعة معنية يمكن للمستخدم تخصيص هذه المجموعة معينة في هذه الخانة.

من تاريخ إلى تاريخ

يمكن للمستخدم في هاتين الخانتين تاريخ بداية ونهاية الفترة الزمنية التي سيتم عرض التقرير فيها.

استخدام الوحدة

يمكن للمستخدم الحصول على تقرير الحركة اليومية للاعتمادات المستندية بالوحدات التي يتم اختيارها من هذه القائمة المنسدلة وهي:( الوحدة الأولى – الثانية – الثالثة – الافتراضية – وحدة الحركة)

خيارات الإظهار

وهي:

تفصيل الأقلام

بتفعيل هذا الخيار يمكن للمستخدم استعراض تفاصيل أقلام الفواتير التي مرتبطة بالاعتمادات المستندية

تفصيل الإضافات

بتفعيل هذا الخيار يمكن للمستخدم استعراض تفصيل الإضافات التي أضيفت على الفواتير.

إظهار نسبة الإضافات

بتفعيل هذا الخيار يمكن للمستخدم استعراض تفصيل نسبة الإضافات التي أضيفت على الفواتير.

في خيارات التقرير:

لا يمكن تحديد حقل الزبون والحساب معا، لذلك عند تحديد حقل الزبون يقوم النظام بإلغاء تفعيل حقل الحساب، وبالتالي عند تحديد حقل الحساب ُيلغي تفعيل حقل الزبون.

•        لا يمكن تحديد حقل المادة والمجموعة معا، لذلك عند تحديد حقل المادة يقوم النظام بإلغاء تفعيل حقل المجموعة، وبالتالي عند تحديد حقل المجموعة يُلغي تفعيل حقل المادة.

•        القيمة الافتراضية لخيار استخدام الوحدة عند فتح التقرير هي وحدة الحركة أو القيمة المخزنة في خيارات التقرير في حال تخزين خيارات التقرير بأمر تخزين كافتراضي.

•        فعالية خيار إظهار نسبة الإضافات مرتبطة بحالة خيار تفصيل الإضافات، ففي حال كانت حالة خيار تفصيل الإضافات هي “نعم” يكون خيار إظهار نسبة الإضافات فعال، وفي حال كانت حالة خيار تفصيل الإضافات هي “لا” يكون خيار إظهار نسبة الإضافات غير فعال.

مصادر التقرير

تتضمن هذه اللائحة قائمة بأسماء كافة الاعتمادات المستندية التي تم تعريفها في خصائص الاعتمادات المستندية في إدارة الانماط.

معاينة

بالنقر على زر معاينة تظهر نافذة التقرير:

يظهر في بداية التقرير اسم التقرير (سطر الأول). يظهر في السطر الثاني من التقرير مجال التقرير (الفترة الزمنية من تاريخ إلى تاريخ) والفرع المحدد أو كافة الفروع (في حال تفعيل نظام الفروع). يظهر في السطر الثالث الزبون أو الحساب ، و المادة أو المجموعة في حال تم تحديد إحداهما في خيارات التقرير.

نتيجة التقرير

وتكون النتيجة كمايلي: (رقم الاعتماد، التاريخ، الحساب: وهو نفس حساب العميل المحدد في الاعتماد المستندي، رمز المادة، اسم المادة، الكمية، الوحدة، الافرادي، الاجمالي، اسم الإضافة: هو عنوان الحقل الذي يكون من أجل كل إضافة محددة في مصاريف الاعتماد المستندي و يحتوي هذا الحقل على الحقلين التاليين: (القيمة والنسبة = قيمة الإضافة / الإجمالي × 100)، حقل الإضافة + أو – يتم فيه عرض قيم الإضافة المدخلة في حقول إضافة+ وإضافة-

القيمة = (إضافة+) – (إضافة-) والنسبة = قيمة الإضافة / الإجمالي × 100)، مجموع الإضافات = مجموع قيم الإضافة المحددة لكل مصروف من مصاريف الاعتماد المستندي مع مجموع قيمة الإضافة + أو – ، كلفة الوحدة من الإضافة: يحتوي هذا الحقل على الحقلين التاليين: (القيمة = مجموع الإضافات / الكمية والنسبة = قيمة كلفة الوحدة من الإضافة / الإفرادي × 100 ) وإجمالي كلفة الوحدة = الإفرادي + قيمة كلفة الوحدة من الإضافة

السطر الأول من كل فاتورة اعتماد مستندي هو سطر إجمالي لذلك فهو يحوي جميع المعلومات السابقة باستثناء رمز المادة واسم المادة، ويتم حسابها كما يلي: الكمية: مجموع كمية تفاصيل الأقلام، الاجمالي: مجموع إجمالي تفاصيل الأقلام، الافرادي: الاجمالي / الكمية، قيم الإضافة: مجموع قيم الإضافة لتفاصيل الأقلام وبقية الحقول تحسب بنفس طريقة حسابها في التفاصيل. تفاصيل الاعتماد المستندي (تظهر في حال كانت حالة خيار تفصيل الأقلام “نعم”) تحوي المعلومات السابقة لكل مادة من المواد لذلك يتم في أسطر تفاصيل الاعتماد المستندي عرض جميع المعلومات السابقة باستثناء رقم الاعتماد – التاريخ – حساب الاعتماد. يتم تصفية نتائج التقرير حسب مايلي:

•        تصفية النتائج حسب أنماط الاعتمادات المستندية المحددة في قائمة مصادر التقرير

•        تصفية النتائج حسب المجال الزمني المحصور بين قيم من تاريخ و إلى تاريخ المحددة في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب الزبون في حال تحديده في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب الحساب في حال تحديده في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب المادة في حال تحديدها في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب المجموعة في حال تحديدها في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب الفرع المحدد في قائمة الفروع في البرنامج أو حسب فرع المستخدم (وذلك في حال تفعيل نظام الفروع في البرنامج)

•        عرض النتائج حسب الوحدة المحددة في خيار استخدام الوحدة، والذي يؤثر على القيم التالية حسب عامل تحويل الوحدة:

–        قيمة حقل الكمية

–        قيمة حقل الإفرادي

•        عرض النتائج حسب حالة خيار تفصيل الأقلام:

–        في حال كانت حالة الخيار “نعم”: يتم عرض البيانات لإجمالي الاعتماد المستندي مع أقلام كل اعتماد مستندي وتلوين سطر الإجمالي بلون مختلف لتمييزه عن التفاصيل.

–        في حال كانت حالة الخيار “لا”: يتم عرض البيانات لإجمالي الاعتماد المستندي من دون عرض أقلام تفاصيل الاعتماد المستندي، إخفاء حقل رمز المادة وإخفاء حقل اسم المادة.

•        عرض النتائج حسب حالة خيار تفصيل الإضافات:

–        في حال كانت حالة الخيار “نعم” يتم عرض حقل مجموع الإصافات مع تفصيل قيمة كل إضافة بالإضافة إلى قيمة الإضافة +-

–        في حال كانت حالة الخيار “لا” يتم عرض حقل مجموع الإصافات فقط من دون تفصيل قيمة كل إضافة.

•        عرض النتائج حسب خيار إظهار نسبة الإضافات:

–        في حال كانت حالة الخيار “نعم” يتم إظهار حقل النسبة لكل إضافة من الإضافات.

–        في حال كانت حالة الخيار “لا” لا يتم إظهار حقل النسبة لكل إضافة من الإضافات.

ملاحظة:

يمكن للمستخدم حفظ التقرير حفظ افتراضي وهو حفظ خيارات التقرير المحددة ليتم اعتمادها كخيارات افتراضية عند فتح التقرير أو حفظ باسم وهو حفظ اختصار للتقرير بالخيارات المحددة على سطح المكتب.

ملخص الحركة اليومية

يفيد هذا التقرير في معرفة كم بلغت قيمة المبيعات والمشتريات… في كل يوم من أيام الأشهر الماضية (أو في كل أسبوع أو شهر من فترة زمنيّة معيّنة). ويتوفر هذا التقرير بطريقتي عرض مختلفتين: موجزة وتفصيلية.

ويمكن – باستخدام الخيارات المتاحة – تخصيص التقرير لمعرفة إجمالي الكميات التي تم بيعها أو شراؤها…. في كل يوم أو أسبوع أو شهر، بالإضافة إلى القدرة على اختيار نمط معين من الفواتير لدراسته.

يتم طلب تقرير ملخص الحركة اليومية من:

القائمة / مواد / تقارير الحركة

وتتضمن نافذة التقرير الإضافات التالية:

المادة

أصبح بإمكان المستخدم تحديد قيمة لكل من المادة أو المجموعة، وفي حال قام المستخدم بتحديد حقل المادة يقوم النظام بإلغاء تفعيل حقل المجموعة، وبالتالي تحديد حقل المجموعة يُلغي تفعيل حقل المادة.

إن الحالة الافتراضية للخيارات المضافة هي الحالات المخزنة في حال حفظ الخيارات باستخدام أمر حفظ كافتراضي،

أو هي:

•        خيار المادة: لا يوجد مادة محددة.

•        خيار إظهار الرصيد التراكمي: “لا”.

خيارات الإظهار

إظهار الرصيد التراكمي

إن فعالية هذا الخيار مرتبطة بتحديد حالة خيار واحد على الأقل من خيارات الإظهار التالية (إظهار مجموع الكميات – إظهار أسعار المواد) ولا يمكن تحديد حالة خيار إظهار الرصيد التراكمي في حال عدم تحديد حالة “نعم” لخيار واحد على الأقل من الخيارات السابقة. وفي حال إدخال مادة في حقل المادة يتم إلغاء فعالية خيار إظهار الرصيد التراكمي وتحويل حالة الخيار إلى “لا” وتحديد حالة “لا” لكل من خيار إظهار مجموع الكميات وخيار إظهار أسعار المواد.

معاينة

في نافذة معاينة التقرير تظهر الخيارات المضافة كمايلي:

تظهر اسم المادة ورمزها في الترويسة عند تحديد المادة في خيارات التقرير.

تم استبدال عنوان حقل الإجمالي (الذي يندرج تحته مجاميع الأعمدة) بـ رصيد الحركة لتمييزه عن حقل الإجمالي الذي يظهر عند تفعيل خيار إظهار أسعار المواد.

يمكن طلب التقرير حركة المادة لأي سطر من أسطر نتائج التقرير بالشروط التالية:

•        قيم خيارات التاريخ (من – إلى) هي من تاريخ حركة السطر المحدد في نتائج تقرير ملخص الحركة اليومية.

•        المادة في التقرير هي المادة المحددة في خيارات تقرير ملخص الحركة اليومية.

يظهر حقل الرصيد التراكمي و المرتبط بتحديد حالة “نعم” لخيار إظهار الرصيد التراكمي.

في حال كانت حالة خيار إظهار مجموع الكميات “نعم” يظهر الحقل التراكمي لحقل الكمية والذي يتم حسابه من: الكمية = مجموع رصيد الحركة (الإجمالي سابقا) لحقل الكمية من الحركات السابقة لهذه الحركة. و في حال كانت حالة خيار إظهار أسعار المواد “نعم” يظهر الحقل التراكمي لحقل الإجمالي والذي يتم حسابه من: الإجمالي = مجموع رصيد الحركة (الإجمالي سابقا) لحقل الإجمالي من الحركات السابقة لهذه الحركة.

ومن الممكن ظهور الحقل التراكمي للكمية والحقل التراكمي للإجمالي وذلك مرتبط بخيارات الإظهار المحددة.

الجرد الأفقي

يستخدم هذا التقرير لإظهار كميات المواد مجمعة أفقياً حسب تواجدها ضمن المستودعات، كما يمكن من خلال الخيارات المتاحة تحديد المحتوى والشكل الذي سيظهر به التقرير. حيث تستطيع اختيار أنواع المواد التي ستعرض كمياتها, والبيانات الخاصة بالمواد, والأسعار… بالإضافة إلى ترتيب المواد في التقرير. وقد تم إضافة خيار جديد للخيارات التقرير وهو (شروط المستودعات)

يمكن طلب التقرير من:

القائمة / مواد / تقارير الجرد

وتتضمن نافذة الجرد الأفقي الإضافات التالية:

شروط المستودعات

يمكن للمستخدم استعراض تقرير الجرد الأفقي بشروط يقوم هو بتحديدها. ويجب أن تكون القيمة الافتراضية المحددة في خيار شروط المستودعات هي بدون أو القيمة المخزنة مسبقا إن وجدت باستخدام الأمر حفظ كافتراضي.

قائمة الشروط تحوي جميع شروط المستودعات المعرفة مسبقا, في حال تحديد شرط من القائمة تظهر معلومات الشرط المحدد في نافذة معلومات الشرط القدرة على حذف أو تعديل الشروط المعرفة مسبقا أو إضافة شرط مستودعات جديد. يمكن للمستخدم تعريف شروط جديدة او التعديل على شروط قديمة وذلك من خلال نافذة تخصيص شرط.

الجدول

يتم من خلال خانات هذا الجدول وضع الشروط التي سيتم عرض التقرير وفق المواد التي تحققها. ويمكن للمستخدم وضع شروط بسيطة أو مركبة.

الحقل

يحوي هذا الحقل على أسماء حقول بطاقة المستودع:

•        رمز المستودع

•        اسم المستودع

•        الاسم اللاتيني

•        المستودع الرئيسي

•        الحساب

•        العنوان

•        أمين المستودع

•        ملاحظات

•        بالإضافة إلى الأقواس ()

ملاحظة:

إن التصفية في نتائج التقرير تكون حسب خيار شروط المستودعات المحدد.

دفتر الأستاذ

إن دفتر الأستاذ يمثل أساس سجلات الشركة المحاسبية. ويتكون من السندات التي تتولد عن كل حركة لهذا الحساب (دفع أو قبض, شراء أو مبيع…). وتساعد هذه السجلات على متابعة تاريخ الحركة التفصيلي لكل حساب.

ويتم طلب تقرير دفتر الأستاذ من:

القائمة  / حسابات

لوحة المفاتيح / F9

وتتضمن نافذة دفتر الأستاذ الإضافات التالية:

•        التصفية على تاريخ الإضافة

•        التصفية على تاريخ الترحيل

إن الحالة الافتراضية للخيارات هي “نعم” أو هي القيمة المخزنة مسبقا في التقرير بأمر حفظ كافتراضي. وفعالية العناصر الخاصة بتاريخ الإضافة مرتبطة بحالة خيار التصفية على تاريخ الإضافة، حيث تكون فعالة إذا كانت حالة الخيار “نعم” أو غير فعالة إذا كانت حالة الخيار “لا”، والعناصر هي: من تاريخ – إلى تاريخ

وفعالية العناصر الخاصة بتاريخ الترحيل مرتبطة بحالة خيار التصفية على تاريخ الترحيل، حيث تكون فعالة إذا كانت حالة الخيار “نعم” أو غير فعالة إذا كانت حالة الخيار “لا”، والعناصر هي: من تاريخ – إلى تاريخ

يجب على المستخدم تحديد حالة “نعم” لخيار واحد على الأقل من خيارات التصفية، لذلك فإن تحويل حالة أحد الخيارين إلى “لا” يحول حالة الخيار الثاني إلى “نعم” مع تغيير فعالية العناصر المرتبطة بالخيار.

حالة خيار من آخر مطابقة تغير من حالة خيارمن تاريخ الإضافة و خيار من تاريخ الترحيل

ففي حال تحديد حالة خيار من آخر مطابقة “نعم” يتم إلغاء فعالية من تاريخ الإضافة (في حال التصفية حسب تاريخ الإضافة) وإلغاء فعالية من تاريخ الترحيل (في حال التصفية حسب تاريخ الترحيل)، ويصبح تاريخ البداية للتقرير هو من تاريخ آخر مطابقة، وتاريخ نهاية التقرير هو تاريخ إلى تاريخ الإضافة أو تاريخ إلى تاريخ الترحيل أو تقاطع الاثنين.

معاينة

في نتائج التقرير:

•        إذا كانت حالة خيار من تاريخ المطابقة هي “نعم” يتم تصفية النتائج من تاريخ آخر مطابقة.

•        إذا كانت حالة خيار التصفية على تاريخ الإضافة هي “نعم” يتم تصفية النتائج حسب خيارات تاريخ الإضافة (من تاريخ الإضافة – إلى تاريخ الإضافة).

•        إذا كانت حالة خيار التصفية على تاريخ الإضافة هي “لا” يتم تجاهل خيارات تاريخ الإضافة (من تاريخ الإضافة – إلى تاريخ الإضافة).

•        إذا كانت حالة خيار التصفية على تاريخ الترحيل هي “نعم” يتم تصفية النتائج حسب خيارات تاريخ الترحيل (من تاريخ الترحيل – إلى تاريخ الترحيل).

•        إذا كانت حالة خيار التصفية على تاريخ الترحيل هي “لا” يتم تجاهل خيارات تاريخ الترحيل (من تاريخ الترحيل – إلى تاريخ الترحيل).

معلومات إضافية

بالنقر على أمر مزيد في الفاتورة (ضمن قائمة عرض) يتم فتح هذه النافذة يستطيع المستخدم من خلالها تحديد تفاصيل أخرى متعلقة بالفاتورة الحالية, مثل قيمة الدفعة الأولى (مقدار الجزء المدفوع أو المقبوض من المجموع النهائي للفاتورة, أو وضع حسابات مختلفة للمواد أو الحسميات أو الإضافات أو الضريبة أو الهدايا عن الحسابات الافتراضية لهذا النمط من الفواتير, أو اختيار فاتورة أخرى لقراءة موادها (أي أن نفس المواد الموجودة في فاتورة أخرى ستدوّن في هذه الفاتورة وبنفس الكمية والسعر) مع ربط هذه الفاتورة بتلك للأرشفة.

وقد تم تعديل العناصر الخاصة بالحقول التالية:

•        تبديل العناصر الخاصة بحقول (حقل1 – حقل2 – حقل3 – حقل4) إلى عناصر قائمة منسدلة.

•        العناصر الجديدة تسمح بإدخال قيمة جديدة أو تحديد قيمة من القائمة.

•        القائمة تعرض جميع القيم المدخلة مسبقا في نفس الحقل (كما هو الحال في بعض حقول بطاقة المادة اللون والقياس).

•        تحديث القائمة بالعناصر المدخلة يتم بعد حفظ الفاتورة وعند كل فتح لنافذة المزيد من دون الحاجة لإغلاق الفاتورة.

بطاقة توزيع الدفعات

تستخدم هذه البطاقة لتوزيع مبلغ كلي لحساب معين إلى حسابات مقابلة عن طريق تقسيم المبلغ الكلي إلى عدة دفعات وتوليد قيد شهري لكل دفعة من الدفعات. يتم طلب هذه البطاقة من:

القائمة / حسابات / أدوات

وتتضمن هذه النافذة مايلي:

الرقم

سيظهر ضمن هذه الخانة رقم البطاقة الحالية، وستتمكّن من الانتقال إلى البطاقات التي تلي أو تسبق هذه البطاقة باستخدام أزرار الانتقال أو بتدوين رقم البطاقة المطلوبة ضمن الخانة.

الاسم

هذه الخانة مخصصة لإدخال اسم البطاقة، حيث تستطيع استخدام الأحرف العربية واللاتينية والأرقام والفراغات.

الفرع

وتتضمن البطاقة جدولاً يحوي تفاصيل توزيع الدفعات، ويشمل:

•        حقل الحساب: لإدخال الحساب عن طريق نافذة البحث عن الحسابات.

•        حقل قيمة المبلغ الكلي: القيمة المدخلة هي قيمة عددية تعبر عن مبلغ.

•        حقل الحساب المقابل: لإدخال الحساب عن طريق نافذة البحث عن الحسابات.

•        حقل عدد الدفعات: القيمة المدخلة هي قيمة عددية صحيحة من دون فواصل وأكبر من الصفر.

•        حقل قيمة المبلغ الشهري: للقراءة فقط ويحسب من

•        قيمة المبلغ الشهري = قيمة المبلغ الكلي / عدد الدفعات

توليد القيود

عند طلب الزر تفتح نافذة خيارات توليد قيود الدفعات. زر توليد القيود فعال في حال وجود صلاحيةلعملية التوليد الشهري أو وجود صلاحية لعملية التوليد السنوي وذلك حسب حالة الصلاحيات “توزيع الدفعات – توليد قيود سنوي” و “توزيع الدفعات – توليد قيود شهري”.

تدقيق

عند طلب الزر يتم البدء بعملية التدقيق. فعالية الزر مرتبطة بحالة صلاحية “توزيع الدفعات – تدقيق”

من الشهر

إدخال قيمة الحقل عن طريق قائمة بأشهر السنة المالية الحالية يتم فيها عرض اسم الشهر مع السنة.

إلى الشهر

للقراءة فقط ويتم عرض فيه الشهر مع السنة التي ينتهي فيها توزيع الدفعات ويحسب من الشهر المحدد في حقل من الشهر + عدد الدفعات.

عند إدخال أسطر تفاصيل البطاقة يجب مراعاة مايلي:

•        قيمة حقل إلى الشهر تتعدل تلقائيا بمجرد تعديل قيمة حقل من الشهر أو تعديل حقل عدد الدفعات.

•        قيمة حقل المبلغ الشهري تتعدل تلقائيا عند تعديل قيمة حقل المبلغ الكلي أو تعديل عدد الدفعات.

إن الأسطر المولد لها قيود تكون بلون رمادي ولايمكن التعديل فيها أو حذفها.

عند حفظ البطاقة يجب مايلي:

•        كتابة اسم البطاقة.

•        تحديد الفرع (في حال تفعيل نظام الفروع).

•        عدم تكرار اسم البطاقة مع أسماء مخزنة مسبقا.

•        من أجل كل سطر من أسطر تفاصيل البطاقة يجب التأكد من إدخال كل المعلومات الخاصة بالسطر.

•        عدم تكرار سطر في تفاصيل البطاقة يحوي المعلومات التالية: الحساب – الحساب المقابل – من الشهر.

عند حذف البطاقة يجب عدم وجود أسطر مولد لها قيود في تفاصيل البطاقة، وفي حال وجود أسطر مولد لها قيود لايسمح بحذف البطاقة ويعطي رسالة خطأ تفيد بعدم إمكانية حذف البطاقة لوجود قيود متولدة عن البطاقة.

ملاحظة:

يمكن عرض تقرير دفتر الأستاذ في البطاقة وذلك من القائمة السريعة الخاصة بكل سطر من أسطر جدول تفاصيل البطاقة، ويتم عرض التقرير بالخيارات التالية:

الحساب: هو حساب حقل الحساب في السطر المحدد من أسطر جدول تفاصيل بطاقة توزيع الدفعات.

من تاريخ

هو تاريخ أول يوم من الشهر المحدد في حقل من الشهر في السطر المحدد من أسطر جدول تفاصيل بطاقة توزيع الدفعات.

إلى تاريخ

هو تاريخ آخر يوم من الشهر المحدد في حقل إلى الشهر في السطر المحدد من أسطر جدول تفاصيل بطاقة توزيع الدفعات.

القيود الخاصة بالدفعات الموزعة في بطاقة توزيع الدفعات

عند الضغط على زر توليد القيود من بطاقة توزيع الدفعات، فتظهر نافذة خيارات توليد قيود الدفعات لتحديد خيارات توليد القيود التي تشمل:

نوع توليد القيود

توليد القيود سنوي

يتم في هذه الحالة توليد جميع القيود الشهرية للدفعات الموزعة وذلك فقط لأشهر السنة المالية الحالية. إن فعالية الخيار مرتبطة بوجود صلاحية للمستخدم حسب السماحية “توزيع الدفعات – توليد قيود سنوي”.

توليد القيود شهري

يتم في هذه الحالة توليد قيد لشهر وفرع واحد أو توليد جميع قيود الشهر في حال عدم تحديد الفرع وذلك عن طريق تحديد التاريخ والفرع. إن فعالية الخيار مرتبطة بوجود صلاحية للمستخدم حسب السماحية “توزيع الدفعات – توليد قيود شهري”.

القيمة الافتراضية لنوع توليد القيود مرتبطة بالخيارات الفعالة حسب السماحيات المحددة وهي افتراضياً توليد القيود السنوي إلا في حال عدم وجود صلاحية على توليد القيود السنوي تكون القيمة الافتراضية توليد القيود الشهري.

التاريخ

القيمة الافتراضية لحقل التاريخ هي تاريخ طلب العملية. وإن فعالية خيار التاريخ مرتبطة بتحديد نوع توليد القيود شهري، حيث يكون الخيار فعال في حال كان توليد القيود شهري، ويكون غير فعال في حال كان توليد القيود سنوي.

إعادة توليد القيود المولدة مسبقا

في حال تفعيل هذا الخيار يتم إعادة توليد القيود المولدة مسبقا. وإن فعالية هذا الخيار مرتبطة بحالة سماحية “توزيع الدفعات – إعادة توليد القيود المولدة مسبقاً”

توليد القيود

عند الضغط على هذا الزر يتم في هذه الحالة توليد القيود حسب الخيارات المحددة.

إغلاق

عند الضغط على هذا الزر يتم إغلاق النافذة.

عملية توليد القيود الشهري

يتم تحديد خيارات توليد القيود الشهري في نافذة خيارات توليد قيود الدفعات:

نوع توليد القيود هو توليد قيود شهري

التاريخ

إعادة توليد القيود المولدة مسبقا

ملاحظة:

يجب أن التاريخ المحدد هو بعد تاريخ أول المدة، وفي حال تحديد تاريخ قبل تاريخ أول المدة يتم إظهار رسالة خطأ بعدم إمكانية توليد قيد بتاريخ قبل تاريخ بداية المدة.

عند الضغط على زر توليد القيود يتم إظهار رسالة تحذير تفيد بأن العملية المطلوبة ستقوم بتوليد قيود للشهر المحدد وأن هذه العملية لايمكن التراجع عنها. فرع القيد هو فرع البطاقة. تاريخ القيد هو التاريخ المحدد في حقل التاريخ في الخيارات في حالة القيود الجديدة غير المولدة مسبقا.(بشرط أن لايكون التاريخ قبل تاريخ بداية المدة المحدد في خيارات الأمين.) ويكون نفس تاريخ القيد في حال إعادة توليد قيد مولد مسبقا (وذلك في في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المتولدة مسبقا). رقم القيد هو رقم جديد في حالة القيود الجديدة غير المولدة مسبقا. ويكون نفس رقم القيد في حالة إعادة توليد قيد مولد مسبقا (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا). بيان القيد يعبر عن مصدر القيد “قيد متولد عن عملية توزيع الدفعات”

أقلام القيد هي من أسطر تفاصيل البطاقة التي تنطبق عليها الشروط التالية:

•        السطر غير المولد له قيد سابقا في شهر التاريخ المحدد.

•        السطر المولد له قيد سابقا في شهر التاريخ المحدد (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

•        تاريخ القيد محصور بين التاريخين المحددين بالسطر في حقول من الشهر وإلى الشهر.

ويكون القيد تفصيلي من أجل كل سطر من الأسطر التي تنطبق عليها الشروط السابقة، على الشكل التالي:

مدين بمبلغ الشهري / الحساب هو الحساب المقابل /البيان توزيع دفعات الحساب المقابل / الحساب المقابل الحساب

دائن بمبلغ الشهري/ الحساب هو الحساب / البيان توزيع دفعات الحساب المقابل/الحساب المقابل هو الحساب المقابل

عند الانتهاء من عملية توليد القيود يقوم النظام بمايلي:

•        يتم توليد القيود لكل أشهر السنة المالية الحالية وذلك في حال وجود أقلام تنطبق عليها الشروط السابقة.

•        يكون آخر قيد متولد بآخر شهر محدد في حقل إلى الشهر بشرط أن يكون الشهر بالسنة المالية الحالية.

•        يتم إظهار رسالة معلومات للمستخدم تفيد بإنهاء عملية توليد القيود وتعرض عدد القيود التي تم توليدها.

•        يتم تلوين الأسطر المولد لها قيود بلون رمادي.

•        يتم منع إمكانية التعديل والحذف للأسطر المولد لها قيود.

•        يتم منع إمكانية حذف البطاقة في حال وجود أسطر مولد لها قيود.

ملاحظة:

يمكن للمستخدم طلب العملية أكثر من مرة (نطرا لإمكانية إضافة أسطر على تفاصيل البطاقة بعد توليد القيود) أو طلب العملية بعد عملية توليد قيود شهرية من دون تحديد خيار إعادة توليد القيود المتولدة مسبقا وفي هذه الحالة يتم تجاهل الأسطر المولد لها قيد للشهر المحدد وتوليد قيد جديد لنفس الشهر، وتكون النتيجة في هذه الحالة وجود أكثر من قيد لنفس الشهر ونفس الفرع.

عملية توليد القيود السنوي

تحديد خيارات توليد القيود السنوي في نافذة خيارات توليد قيود الدفعات:

نوع توليد القيود توليد قيود سنوي

إعادة توليد القيود المولدة مسبقا

عند الضغط على زر توليد القيود يتم إظهار رسالة تحذير تفيد بأن العملية المطلوبة ستقوم بتوليد قيود سنوية وأن هذه العملية لايمكن التراجع عنها.

ملاحظة :

أول قيد يبدأ من أول شهر محدد في حقل من الشهر وذلك للأسطر التي لم يتولد لها قيد سابقا، أو لجميع الأسطر (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

فرع القيد هو فرع البطاقة. تاريخ القيد هو تاريخ آخر يوم في الشهر في حالة القيود الجديدة غير المولدة مسبقا.

ويكون نفس تاريخ القيد في حال إعادة توليد قيد مولد مسبقا (وذلك في في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

رقم القيد رقم جديد في حالة القيود الجديدة غير المولدة مسبقا.

ويكون نفس رقم القيد في حالة إعادة توليد قيد مولد مسبقا (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

بيان القيد يعبر عن مصدر القيد “قيد متولد عن عملية توزيع الدفعات”.

أقلام القيد هي من أسطر تفاصيل البطاقة التي تنطبق عليها الشروط التالية:

•       السطر غير المولد له قيد شهري سابقا في شهر تاريخ القيد.

•        السطر المولد له قيد شهري سابقا في شهر تاريخ القيد (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

•        تاريخ القيد محصور بين التاريخين المحددين بالسطر في حقول من الشهر وإلى الشهر.

ويكون القيد تفصيلي من أجل كل سطر من الأسطر التي تنطبق عليها الشروط السابقة، على الشكل التالي:

مدين بمبلغ الشهري / الحساب هو الحساب المقابل /البيان توزيع دفعات الحساب المقابل / الحساب المقابل الحساب

دائن بمبلغ الشهري/ الحساب هو الحساب / البيان توزيع دفعات الحساب المقابل/الحساب المقابل هو الحساب المقابل

عند الانتهاء من عملية توليد القيود يقوم النظام بمايلي:

•        يتم توليد القيود لكل أشهر السنة المالية الحالية وذلك في حال وجود أقلام تنطبق عليها الشروط السابقة.

•        يكون آخر قيد متولد بآخر شهر محدد في حقل إلى الشهر بشرط أن يكون الشهر بالسنة المالية الحالية.

•        يتم إظهار رسالة معلومات للمستخدم تفيد بإنهاء عملية توليد القيود وتعرض عدد القيود التي تم توليدها.

•        يتم تلوين الأسطر المولد لها قيود بلون رمادي.

•        يتم منع إمكانية التعديل والحذف للأسطر المولد لها قيود.

•        يتم منع إمكانية حذف البطاقة في حال وجود أسطر مولد لها قيود.

ملاحظة:

يمكن للمستخدم طلب العملية أكثر من مرة (نطرا لإمكانية إضافة أسطر على تفاصيل البطاقة بعد توليد القيود) أو طلب العملية بعد عملية توليد قيود شهرية من دون تحديد خيار إعادة توليد القيود المتولدة مسبقا وفي هذه الحالة يتم تجاهل الأسطر المولد لها قيد للشهر المحدد وتوليد قيد جديد لنفس الشهر، وتكون النتيجة في هذه الحالة وجود أكثر من قيد لنفس الشهر ونفس الفرع.

إدارة المستخدمين

يستطيع المدير (الشخص صاحب القرار) إضافة مستخدم جديد إلى قائمة مستخدمي البرنامج ومنحه صلاحيات تخوله الوصول إلى بعض موارد البرنامج، وكما يستطيع التعديل على خصائص مستخدم معرف مسبقاً،أو حذف أحد المستخدمين….عن طريق إدارة المستخدمين.

يتم الوصول إلى نافذة إدارة المستخدمين من:

القائمة/أدوات /إدارة

وتتضمن النافذة الإضافات التالية:

إضافة صلاحيات عمليات توليد القيود إلى صلاحيات المستخدمين في صفحة عمليات وتقارير ضمن قائمة صلاحيات الحسابات.

والصلاحيات التي تمت إضافتها هي:

•        توزيع الدفعات – تدقيق.

•        توزيع الدفعات – توليد قيود سنوي

•        توزيع الدفعات – توليد قيود شهري

•        توزيع الدفعات – إعادة توليد القيود المولدة مسبقاً

تدقيق القيود المتولدة عن بطاقة توزيع الدفعات

الهدف من عملية التدقيق التأكد من وجود القيود المتولدة عن بطاقة توزيع الدفعات لاحتمال حذف هذه القيود من نافذة سند القيد. نتيجة عملية التدقيق من أجل كل سطر من أسطر تفاصيل البطاقة التي يتم التأكد من حذف جميع القيود المرتبطة بها:

•        إلغاء اللون الرمادي للسطر الذي يميز السطر المرتبط بقيود متولدة.

•        السماح بتعديل السطر.

•        السماح بحذف السطر.

•        في حال كانت جميع أسطر تفاصيل البطاقة غير مرتبطة بقيود يتم السماح بعملية حذف البطاقة.

•        يتم إظهار رسالة تحذير قبل البدء بعملية التدقيق.

•        يتم إظهار رسالة معلومات تفيد بإنهاء عملية التدقيق وتعرض عدد القيود التي تم تدقيقها وعدد القيود المحذوفة

مثلاً: “تم إنهاء عملية التدقيق والتأكد من وجود 15 قيد محذوف من أصل 60 قيد متولد عن البطاقة”.

تدوير بطاقات توزيع الدفعات التي تحوي دفعات غير مولد لها قيد

•

مقدمة

سنتحدث في هذه المقالة عن الميزات التي تم إضافتها إلى برنامج الأمين من خلال مشروع Ameen8.0e ، وقد تم تقسيم هذه المقالة إلى القسمين التاليين:

1. نظام المحاسبة
2. نظام العروض الخاصة

هذا الجزء مخصص للتحدث عن نظام المحاسبة

الاعتمادات المستندية

تستخدم الاعتمادات المستندية لتوزيع المصاريف المختلفة على المواد بطرق مختلفة حسب الخيارات المحددة في بطاقة المادة أو حسب كمية المواد أو قيمتها وغيرها.

وقد تم إضافة بعض الميزات الجديدة وهي:

إمكانية الانتقال بين نافذة الاعتمادات المستندية ونافذة الفاتورة

أصبح بإمكان المستخدم فتح نافذة الاعتماد المستندي من الفاتورة أو العكس ولكن بشرط أن يقوم المستخدم عند تعريف الاعتماد المستندي بتحديد نمط الفاتورة التي سيقوم البرنامج بربطها مع الاعتماد.

يتم طلب نافذة الاعتماد المستندي في حال تعريفها من:

القائمة / فاتورة

أو عن طريق زر تم إضافته إلى نافذة الفاتورة.

زر عرض

بالنقر على هذا الزر تظهر قائمة منسدلة تحوي الأوامر التالية:

عرض السند

يستخدم هذا الأمر لعرض القيد المتولد عن الفاتورة. يتم عرض رقم القيد المولد عن الفاتورة إلى جانب اسم الأمر.

يكون هذا الأمر غير فعال في الحالات التالية:

–        عندما تكون الفاتورة جديدة أو غير مضافة.

–        في حال كان أصل الفاتورة لا يولد قيدأو تفعيل خيار “لا يولد قيد” ويتم ذلك من إدوات /إدارة / إدارة أنماط.

–        عدم تفعيل خيار”تولد سند قيد بشكل آلي في خصائص الفواتير.

ويكون هذا الأمر فعال في حال عدم تفعيل خيار “تولد سند قيد بشكل آلي”.

عرض الاعتماد المستندي

يمكن فتح نافذة الاعتماد عن طريق هذا الأمر، و يكون غير فعال في حال كانت الفاتورة جديدة وفي حال كانت الفاتورة غير مرتبطة باعتماد مستندي فلا يظهر هذا الأمر.

مزيد

لتحديد تفاصيل أخرى متعلقة بالفاتورة الحالية، مثل قيمة الدفعة الاولى، حسابات الفاتورة و أصل الفاتورة.

وقد تم إضافة زر آخر إلى نافذة الفاتورة.

زر عمليات

 

بالنقر على هذا الزر تظهر قائمة منسدلة تحوي الأوامر التالية:

تقريب

يستخدم لتحديد قيمة تقريب الأرقام في الفاتورة، يتم تفعيل هذا الأمر من قائمة أداوت/ خيارات/ الأرقام.يمكن للمستخدم إجراء عملية تقريب الارقام من خلال الاختصار CTRL +J الذي يظهر إلى جانب هذا الامر.

ترحيل الفاتورة

سيظهر هذا الأمر في القائمة ويكون غير فعال في الحالات التالية:

–        عندما تكون الفاتورة جديدة أو غير مضافة.

–        إذا كان خيارا ترحل إلى المستودعات بصورة آلية ولا ترحل إلى المستودعات فعالين في خصائص هذا النمط من الفواتير.

ويكون هذا الأمر فعال عند عدم تفعيل خيارا ترحل إلى المستودعات بصورة آلية ولا ترحل إلى المستودعات.

توليد قيد

سيظهر هذا الأمر في القائمة ويكون غير فعال في الحالات التالية:

–        عندما تكون الفاتورة جديدة أو غير مضافة.

–        إذا كان خيارا تولد سند قيد بصورة آلية ولا تولد قيد فعالين في خصائص هذا النمط من الفواتير.

ويكون هذا الأمر فعال عند عدم تفعيل تولد سند قيد بصورة آلية ولا تولد قيد.

نافذة الاعتمادات المستندية

تشبه نافذة فاتورة الاعتماد المستندي من حيث تعريفها وتحديد خصائصها فاتورة البيع أو الشراء، من حيث وجود جدول للمواد وجدول الحسميات والإضافات. إلا أن هذه الفواتير تستخدم حصراً للإعتمادات المستندية.

ستظهر فواتير الاعتمادات المستندية التي يتم تعريفها من قبل المستخدمين في:

القائمة / فاتورة

ومن خلال هذه النافذة يمكن للمستخدم استعراض الفاتورة المرتبطة بهذا الاعتماد، وذلك عن طريق زر فاتورة التي تم إضافته إلى واجهة الاعتماد المستندي.

ملاحظة:

إن زر الفاتورة يكون غير فعال في حال كانت النافذة في وضع جديد. وعند الضغط على هذا الزر تظهر نافذة الفاتورة المرتبطة بالاعتماد المستندي فقط.

الحركة اليومية للاعتمادات المستندية

يستخدم هذا التقرير لعرض التفاصيل التي أضيفت عن طريق الاعتمادات المستندية لكل قلم من أقلام الفواتير. ويمكن تخصيص التقرير باختيار إحدى الخيارات التالية: (الزبون، الحساب،المادة،        المجموعة، من تاريخ، إلى تاريخ واستخدام الوحدة)

 يتم طلب هذا التقرير من:

القائمة / مواد / تقارير الحركة

وتتضمن نافذة التقرير مايلي:

الزبون

للحصول على التقرير بإسم زبون محدد، يمكن للمستخدم تحديده في هذه الخانة.

الحساب

للحصول على التقرير بإسم حساب محدد، يمكن للمستخدم تحديده في هذه الخانة.

المادة

للحصول على تقرير مادة معنية، يمكن للمستخدم تحديدهافي هذه الخانة.

المجموعة

وللحصول على تقرير مجموعة معنية يمكن للمستخدم تخصيص هذه المجموعة معينة في هذه الخانة.

من تاريخ إلى تاريخ

يمكن للمستخدم في هاتين الخانتين تاريخ بداية ونهاية الفترة الزمنية التي سيتم عرض التقرير فيها.

استخدام الوحدة

يمكن للمستخدم الحصول على تقرير الحركة اليومية للاعتمادات المستندية بالوحدات التي يتم اختيارها من هذه القائمة المنسدلة وهي:( الوحدة الأولى – الثانية – الثالثة – الافتراضية – وحدة الحركة)

خيارات الإظهار

وهي:

تفصيل الأقلام

بتفعيل هذا الخيار يمكن للمستخدم استعراض تفاصيل أقلام الفواتير التي مرتبطة بالاعتمادات المستندية

تفصيل الإضافات

بتفعيل هذا الخيار يمكن للمستخدم استعراض تفصيل الإضافات التي أضيفت على الفواتير.

إظهار نسبة الإضافات

بتفعيل هذا الخيار يمكن للمستخدم استعراض تفصيل نسبة الإضافات التي أضيفت على الفواتير.

في خيارات التقرير:

لا يمكن تحديد حقل الزبون والحساب معا، لذلك عند تحديد حقل الزبون يقوم النظام بإلغاء تفعيل حقل الحساب، وبالتالي عند تحديد حقل الحساب ُيلغي تفعيل حقل الزبون.

•        لا يمكن تحديد حقل المادة والمجموعة معا، لذلك عند تحديد حقل المادة يقوم النظام بإلغاء تفعيل حقل المجموعة، وبالتالي عند تحديد حقل المجموعة يُلغي تفعيل حقل المادة.

•        القيمة الافتراضية لخيار استخدام الوحدة عند فتح التقرير هي وحدة الحركة أو القيمة المخزنة في خيارات التقرير في حال تخزين خيارات التقرير بأمر تخزين كافتراضي.

•        فعالية خيار إظهار نسبة الإضافات مرتبطة بحالة خيار تفصيل الإضافات، ففي حال كانت حالة خيار تفصيل الإضافات هي “نعم” يكون خيار إظهار نسبة الإضافات فعال، وفي حال كانت حالة خيار تفصيل الإضافات هي “لا” يكون خيار إظهار نسبة الإضافات غير فعال.

مصادر التقرير

تتضمن هذه اللائحة قائمة بأسماء كافة الاعتمادات المستندية التي تم تعريفها في خصائص الاعتمادات المستندية في إدارة الانماط.

معاينة

بالنقر على زر معاينة تظهر نافذة التقرير:

يظهر في بداية التقرير اسم التقرير (سطر الأول). يظهر في السطر الثاني من التقرير مجال التقرير (الفترة الزمنية من تاريخ إلى تاريخ) والفرع المحدد أو كافة الفروع (في حال تفعيل نظام الفروع). يظهر في السطر الثالث الزبون أو الحساب ، و المادة أو المجموعة في حال تم تحديد إحداهما في خيارات التقرير.

نتيجة التقرير

وتكون النتيجة كمايلي: (رقم الاعتماد، التاريخ، الحساب: وهو نفس حساب العميل المحدد في الاعتماد المستندي، رمز المادة، اسم المادة، الكمية، الوحدة، الافرادي، الاجمالي، اسم الإضافة: هو عنوان الحقل الذي يكون من أجل كل إضافة محددة في مصاريف الاعتماد المستندي و يحتوي هذا الحقل على الحقلين التاليين: (القيمة والنسبة = قيمة الإضافة / الإجمالي × 100)، حقل الإضافة + أو – يتم فيه عرض قيم الإضافة المدخلة في حقول إضافة+ وإضافة-

القيمة = (إضافة+) – (إضافة-) والنسبة = قيمة الإضافة / الإجمالي × 100)، مجموع الإضافات = مجموع قيم الإضافة المحددة لكل مصروف من مصاريف الاعتماد المستندي مع مجموع قيمة الإضافة + أو – ، كلفة الوحدة من الإضافة: يحتوي هذا الحقل على الحقلين التاليين: (القيمة = مجموع الإضافات / الكمية والنسبة = قيمة كلفة الوحدة من الإضافة / الإفرادي × 100 ) وإجمالي كلفة الوحدة = الإفرادي + قيمة كلفة الوحدة من الإضافة

السطر الأول من كل فاتورة اعتماد مستندي هو سطر إجمالي لذلك فهو يحوي جميع المعلومات السابقة باستثناء رمز المادة واسم المادة، ويتم حسابها كما يلي: الكمية: مجموع كمية تفاصيل الأقلام، الاجمالي: مجموع إجمالي تفاصيل الأقلام، الافرادي: الاجمالي / الكمية، قيم الإضافة: مجموع قيم الإضافة لتفاصيل الأقلام وبقية الحقول تحسب بنفس طريقة حسابها في التفاصيل. تفاصيل الاعتماد المستندي (تظهر في حال كانت حالة خيار تفصيل الأقلام “نعم”) تحوي المعلومات السابقة لكل مادة من المواد لذلك يتم في أسطر تفاصيل الاعتماد المستندي عرض جميع المعلومات السابقة باستثناء رقم الاعتماد – التاريخ – حساب الاعتماد. يتم تصفية نتائج التقرير حسب مايلي:

•        تصفية النتائج حسب أنماط الاعتمادات المستندية المحددة في قائمة مصادر التقرير

•        تصفية النتائج حسب المجال الزمني المحصور بين قيم من تاريخ و إلى تاريخ المحددة في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب الزبون في حال تحديده في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب الحساب في حال تحديده في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب المادة في حال تحديدها في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب المجموعة في حال تحديدها في خيارات التقرير

•        تصفية النتائج حسب الفرع المحدد في قائمة الفروع في البرنامج أو حسب فرع المستخدم (وذلك في حال تفعيل نظام الفروع في البرنامج)

•        عرض النتائج حسب الوحدة المحددة في خيار استخدام الوحدة، والذي يؤثر على القيم التالية حسب عامل تحويل الوحدة:

–        قيمة حقل الكمية

–        قيمة حقل الإفرادي

•        عرض النتائج حسب حالة خيار تفصيل الأقلام:

–        في حال كانت حالة الخيار “نعم”: يتم عرض البيانات لإجمالي الاعتماد المستندي مع أقلام كل اعتماد مستندي وتلوين سطر الإجمالي بلون مختلف لتمييزه عن التفاصيل.

–        في حال كانت حالة الخيار “لا”: يتم عرض البيانات لإجمالي الاعتماد المستندي من دون عرض أقلام تفاصيل الاعتماد المستندي، إخفاء حقل رمز المادة وإخفاء حقل اسم المادة.

•        عرض النتائج حسب حالة خيار تفصيل الإضافات:

–        في حال كانت حالة الخيار “نعم” يتم عرض حقل مجموع الإصافات مع تفصيل قيمة كل إضافة بالإضافة إلى قيمة الإضافة +-

–        في حال كانت حالة الخيار “لا” يتم عرض حقل مجموع الإصافات فقط من دون تفصيل قيمة كل إضافة.

•        عرض النتائج حسب خيار إظهار نسبة الإضافات:

–        في حال كانت حالة الخيار “نعم” يتم إظهار حقل النسبة لكل إضافة من الإضافات.

–        في حال كانت حالة الخيار “لا” لا يتم إظهار حقل النسبة لكل إضافة من الإضافات.

ملاحظة:

يمكن للمستخدم حفظ التقرير حفظ افتراضي وهو حفظ خيارات التقرير المحددة ليتم اعتمادها كخيارات افتراضية عند فتح التقرير أو حفظ باسم وهو حفظ اختصار للتقرير بالخيارات المحددة على سطح المكتب.

ملخص الحركة اليومية

يفيد هذا التقرير في معرفة كم بلغت قيمة المبيعات والمشتريات… في كل يوم من أيام الأشهر الماضية (أو في كل أسبوع أو شهر من فترة زمنيّة معيّنة). ويتوفر هذا التقرير بطريقتي عرض مختلفتين: موجزة وتفصيلية.

ويمكن – باستخدام الخيارات المتاحة – تخصيص التقرير لمعرفة إجمالي الكميات التي تم بيعها أو شراؤها…. في كل يوم أو أسبوع أو شهر، بالإضافة إلى القدرة على اختيار نمط معين من الفواتير لدراسته.

يتم طلب تقرير ملخص الحركة اليومية من:

القائمة / مواد / تقارير الحركة

وتتضمن نافذة التقرير الإضافات التالية:

المادة

أصبح بإمكان المستخدم تحديد قيمة لكل من المادة أو المجموعة، وفي حال قام المستخدم بتحديد حقل المادة يقوم النظام بإلغاء تفعيل حقل المجموعة، وبالتالي تحديد حقل المجموعة يُلغي تفعيل حقل المادة.

إن الحالة الافتراضية للخيارات المضافة هي الحالات المخزنة في حال حفظ الخيارات باستخدام أمر حفظ كافتراضي،

أو هي:

•        خيار المادة: لا يوجد مادة محددة.

•        خيار إظهار الرصيد التراكمي: “لا”.

خيارات الإظهار

إظهار الرصيد التراكمي

إن فعالية هذا الخيار مرتبطة بتحديد حالة خيار واحد على الأقل من خيارات الإظهار التالية (إظهار مجموع الكميات – إظهار أسعار المواد) ولا يمكن تحديد حالة خيار إظهار الرصيد التراكمي في حال عدم تحديد حالة “نعم” لخيار واحد على الأقل من الخيارات السابقة. وفي حال إدخال مادة في حقل المادة يتم إلغاء فعالية خيار إظهار الرصيد التراكمي وتحويل حالة الخيار إلى “لا” وتحديد حالة “لا” لكل من خيار إظهار مجموع الكميات وخيار إظهار أسعار المواد.

معاينة

في نافذة معاينة التقرير تظهر الخيارات المضافة كمايلي:

تظهر اسم المادة ورمزها في الترويسة عند تحديد المادة في خيارات التقرير.

تم استبدال عنوان حقل الإجمالي (الذي يندرج تحته مجاميع الأعمدة) بـ رصيد الحركة لتمييزه عن حقل الإجمالي الذي يظهر عند تفعيل خيار إظهار أسعار المواد.

يمكن طلب التقرير حركة المادة لأي سطر من أسطر نتائج التقرير بالشروط التالية:

•        قيم خيارات التاريخ (من – إلى) هي من تاريخ حركة السطر المحدد في نتائج تقرير ملخص الحركة اليومية.

•        المادة في التقرير هي المادة المحددة في خيارات تقرير ملخص الحركة اليومية.

يظهر حقل الرصيد التراكمي و المرتبط بتحديد حالة “نعم” لخيار إظهار الرصيد التراكمي.

في حال كانت حالة خيار إظهار مجموع الكميات “نعم” يظهر الحقل التراكمي لحقل الكمية والذي يتم حسابه من: الكمية = مجموع رصيد الحركة (الإجمالي سابقا) لحقل الكمية من الحركات السابقة لهذه الحركة. و في حال كانت حالة خيار إظهار أسعار المواد “نعم” يظهر الحقل التراكمي لحقل الإجمالي والذي يتم حسابه من: الإجمالي = مجموع رصيد الحركة (الإجمالي سابقا) لحقل الإجمالي من الحركات السابقة لهذه الحركة.

ومن الممكن ظهور الحقل التراكمي للكمية والحقل التراكمي للإجمالي وذلك مرتبط بخيارات الإظهار المحددة.

الجرد الأفقي

يستخدم هذا التقرير لإظهار كميات المواد مجمعة أفقياً حسب تواجدها ضمن المستودعات، كما يمكن من خلال الخيارات المتاحة تحديد المحتوى والشكل الذي سيظهر به التقرير. حيث تستطيع اختيار أنواع المواد التي ستعرض كمياتها, والبيانات الخاصة بالمواد, والأسعار… بالإضافة إلى ترتيب المواد في التقرير. وقد تم إضافة خيار جديد للخيارات التقرير وهو (شروط المستودعات)

يمكن طلب التقرير من:

القائمة / مواد / تقارير الجرد

وتتضمن نافذة الجرد الأفقي الإضافات التالية:

شروط المستودعات

يمكن للمستخدم استعراض تقرير الجرد الأفقي بشروط يقوم هو بتحديدها. ويجب أن تكون القيمة الافتراضية المحددة في خيار شروط المستودعات هي بدون أو القيمة المخزنة مسبقا إن وجدت باستخدام الأمر حفظ كافتراضي.

قائمة الشروط تحوي جميع شروط المستودعات المعرفة مسبقا, في حال تحديد شرط من القائمة تظهر معلومات الشرط المحدد في نافذة معلومات الشرط القدرة على حذف أو تعديل الشروط المعرفة مسبقا أو إضافة شرط مستودعات جديد. يمكن للمستخدم تعريف شروط جديدة او التعديل على شروط قديمة وذلك من خلال نافذة تخصيص شرط.

الجدول

يتم من خلال خانات هذا الجدول وضع الشروط التي سيتم عرض التقرير وفق المواد التي تحققها. ويمكن للمستخدم وضع شروط بسيطة أو مركبة.

الحقل

يحوي هذا الحقل على أسماء حقول بطاقة المستودع:

•        رمز المستودع

•        اسم المستودع

•        الاسم اللاتيني

•        المستودع الرئيسي

•        الحساب

•        العنوان

•        أمين المستودع

•        ملاحظات

•        بالإضافة إلى الأقواس ()

ملاحظة:

إن التصفية في نتائج التقرير تكون حسب خيار شروط المستودعات المحدد.

دفتر الأستاذ

إن دفتر الأستاذ يمثل أساس سجلات الشركة المحاسبية. ويتكون من السندات التي تتولد عن كل حركة لهذا الحساب (دفع أو قبض, شراء أو مبيع…). وتساعد هذه السجلات على متابعة تاريخ الحركة التفصيلي لكل حساب.

ويتم طلب تقرير دفتر الأستاذ من:

القائمة  / حسابات

لوحة المفاتيح / F9

وتتضمن نافذة دفتر الأستاذ الإضافات التالية:

•        التصفية على تاريخ الإضافة

•        التصفية على تاريخ الترحيل

إن الحالة الافتراضية للخيارات هي “نعم” أو هي القيمة المخزنة مسبقا في التقرير بأمر حفظ كافتراضي. وفعالية العناصر الخاصة بتاريخ الإضافة مرتبطة بحالة خيار التصفية على تاريخ الإضافة، حيث تكون فعالة إذا كانت حالة الخيار “نعم” أو غير فعالة إذا كانت حالة الخيار “لا”، والعناصر هي: من تاريخ – إلى تاريخ

وفعالية العناصر الخاصة بتاريخ الترحيل مرتبطة بحالة خيار التصفية على تاريخ الترحيل، حيث تكون فعالة إذا كانت حالة الخيار “نعم” أو غير فعالة إذا كانت حالة الخيار “لا”، والعناصر هي: من تاريخ – إلى تاريخ

يجب على المستخدم تحديد حالة “نعم” لخيار واحد على الأقل من خيارات التصفية، لذلك فإن تحويل حالة أحد الخيارين إلى “لا” يحول حالة الخيار الثاني إلى “نعم” مع تغيير فعالية العناصر المرتبطة بالخيار.

حالة خيار من آخر مطابقة تغير من حالة خيارمن تاريخ الإضافة و خيار من تاريخ الترحيل

ففي حال تحديد حالة خيار من آخر مطابقة “نعم” يتم إلغاء فعالية من تاريخ الإضافة (في حال التصفية حسب تاريخ الإضافة) وإلغاء فعالية من تاريخ الترحيل (في حال التصفية حسب تاريخ الترحيل)، ويصبح تاريخ البداية للتقرير هو من تاريخ آخر مطابقة، وتاريخ نهاية التقرير هو تاريخ إلى تاريخ الإضافة أو تاريخ إلى تاريخ الترحيل أو تقاطع الاثنين.

معاينة

في نتائج التقرير:

•        إذا كانت حالة خيار من تاريخ المطابقة هي “نعم” يتم تصفية النتائج من تاريخ آخر مطابقة.

•        إذا كانت حالة خيار التصفية على تاريخ الإضافة هي “نعم” يتم تصفية النتائج حسب خيارات تاريخ الإضافة (من تاريخ الإضافة – إلى تاريخ الإضافة).

•        إذا كانت حالة خيار التصفية على تاريخ الإضافة هي “لا” يتم تجاهل خيارات تاريخ الإضافة (من تاريخ الإضافة – إلى تاريخ الإضافة).

•        إذا كانت حالة خيار التصفية على تاريخ الترحيل هي “نعم” يتم تصفية النتائج حسب خيارات تاريخ الترحيل (من تاريخ الترحيل – إلى تاريخ الترحيل).

•        إذا كانت حالة خيار التصفية على تاريخ الترحيل هي “لا” يتم تجاهل خيارات تاريخ الترحيل (من تاريخ الترحيل – إلى تاريخ الترحيل).

معلومات إضافية

بالنقر على أمر مزيد في الفاتورة (ضمن قائمة عرض) يتم فتح هذه النافذة يستطيع المستخدم من خلالها تحديد تفاصيل أخرى متعلقة بالفاتورة الحالية, مثل قيمة الدفعة الأولى (مقدار الجزء المدفوع أو المقبوض من المجموع النهائي للفاتورة, أو وضع حسابات مختلفة للمواد أو الحسميات أو الإضافات أو الضريبة أو الهدايا عن الحسابات الافتراضية لهذا النمط من الفواتير, أو اختيار فاتورة أخرى لقراءة موادها (أي أن نفس المواد الموجودة في فاتورة أخرى ستدوّن في هذه الفاتورة وبنفس الكمية والسعر) مع ربط هذه الفاتورة بتلك للأرشفة.

وقد تم تعديل العناصر الخاصة بالحقول التالية:

•        تبديل العناصر الخاصة بحقول (حقل1 – حقل2 – حقل3 – حقل4) إلى عناصر قائمة منسدلة.

•        العناصر الجديدة تسمح بإدخال قيمة جديدة أو تحديد قيمة من القائمة.

•        القائمة تعرض جميع القيم المدخلة مسبقا في نفس الحقل (كما هو الحال في بعض حقول بطاقة المادة اللون والقياس).

•        تحديث القائمة بالعناصر المدخلة يتم بعد حفظ الفاتورة وعند كل فتح لنافذة المزيد من دون الحاجة لإغلاق الفاتورة.

بطاقة توزيع الدفعات

تستخدم هذه البطاقة لتوزيع مبلغ كلي لحساب معين إلى حسابات مقابلة عن طريق تقسيم المبلغ الكلي إلى عدة دفعات وتوليد قيد شهري لكل دفعة من الدفعات. يتم طلب هذه البطاقة من:

القائمة / حسابات / أدوات

وتتضمن هذه النافذة مايلي:

الرقم

سيظهر ضمن هذه الخانة رقم البطاقة الحالية، وستتمكّن من الانتقال إلى البطاقات التي تلي أو تسبق هذه البطاقة باستخدام أزرار الانتقال أو بتدوين رقم البطاقة المطلوبة ضمن الخانة.

الاسم

هذه الخانة مخصصة لإدخال اسم البطاقة، حيث تستطيع استخدام الأحرف العربية واللاتينية والأرقام والفراغات.

الفرع

وتتضمن البطاقة جدولاً يحوي تفاصيل توزيع الدفعات، ويشمل:

•        حقل الحساب: لإدخال الحساب عن طريق نافذة البحث عن الحسابات.

•        حقل قيمة المبلغ الكلي: القيمة المدخلة هي قيمة عددية تعبر عن مبلغ.

•        حقل الحساب المقابل: لإدخال الحساب عن طريق نافذة البحث عن الحسابات.

•        حقل عدد الدفعات: القيمة المدخلة هي قيمة عددية صحيحة من دون فواصل وأكبر من الصفر.

•        حقل قيمة المبلغ الشهري: للقراءة فقط ويحسب من

•        قيمة المبلغ الشهري = قيمة المبلغ الكلي / عدد الدفعات

توليد القيود

عند طلب الزر تفتح نافذة خيارات توليد قيود الدفعات. زر توليد القيود فعال في حال وجود صلاحيةلعملية التوليد الشهري أو وجود صلاحية لعملية التوليد السنوي وذلك حسب حالة الصلاحيات “توزيع الدفعات – توليد قيود سنوي” و “توزيع الدفعات – توليد قيود شهري”.

تدقيق

عند طلب الزر يتم البدء بعملية التدقيق. فعالية الزر مرتبطة بحالة صلاحية “توزيع الدفعات – تدقيق”

من الشهر

إدخال قيمة الحقل عن طريق قائمة بأشهر السنة المالية الحالية يتم فيها عرض اسم الشهر مع السنة.

إلى الشهر

للقراءة فقط ويتم عرض فيه الشهر مع السنة التي ينتهي فيها توزيع الدفعات ويحسب من الشهر المحدد في حقل من الشهر + عدد الدفعات.

عند إدخال أسطر تفاصيل البطاقة يجب مراعاة مايلي:

•        قيمة حقل إلى الشهر تتعدل تلقائيا بمجرد تعديل قيمة حقل من الشهر أو تعديل حقل عدد الدفعات.

•        قيمة حقل المبلغ الشهري تتعدل تلقائيا عند تعديل قيمة حقل المبلغ الكلي أو تعديل عدد الدفعات.

إن الأسطر المولد لها قيود تكون بلون رمادي ولايمكن التعديل فيها أو حذفها.

عند حفظ البطاقة يجب مايلي:

•        كتابة اسم البطاقة.

•        تحديد الفرع (في حال تفعيل نظام الفروع).

•        عدم تكرار اسم البطاقة مع أسماء مخزنة مسبقا.

•        من أجل كل سطر من أسطر تفاصيل البطاقة يجب التأكد من إدخال كل المعلومات الخاصة بالسطر.

•        عدم تكرار سطر في تفاصيل البطاقة يحوي المعلومات التالية: الحساب – الحساب المقابل – من الشهر.

عند حذف البطاقة يجب عدم وجود أسطر مولد لها قيود في تفاصيل البطاقة، وفي حال وجود أسطر مولد لها قيود لايسمح بحذف البطاقة ويعطي رسالة خطأ تفيد بعدم إمكانية حذف البطاقة لوجود قيود متولدة عن البطاقة.

ملاحظة:

يمكن عرض تقرير دفتر الأستاذ في البطاقة وذلك من القائمة السريعة الخاصة بكل سطر من أسطر جدول تفاصيل البطاقة، ويتم عرض التقرير بالخيارات التالية:

الحساب: هو حساب حقل الحساب في السطر المحدد من أسطر جدول تفاصيل بطاقة توزيع الدفعات.

من تاريخ

هو تاريخ أول يوم من الشهر المحدد في حقل من الشهر في السطر المحدد من أسطر جدول تفاصيل بطاقة توزيع الدفعات.

إلى تاريخ

هو تاريخ آخر يوم من الشهر المحدد في حقل إلى الشهر في السطر المحدد من أسطر جدول تفاصيل بطاقة توزيع الدفعات.

القيود الخاصة بالدفعات الموزعة في بطاقة توزيع الدفعات

عند الضغط على زر توليد القيود من بطاقة توزيع الدفعات، فتظهر نافذة خيارات توليد قيود الدفعات لتحديد خيارات توليد القيود التي تشمل:

نوع توليد القيود

توليد القيود سنوي

يتم في هذه الحالة توليد جميع القيود الشهرية للدفعات الموزعة وذلك فقط لأشهر السنة المالية الحالية. إن فعالية الخيار مرتبطة بوجود صلاحية للمستخدم حسب السماحية “توزيع الدفعات – توليد قيود سنوي”.

توليد القيود شهري

يتم في هذه الحالة توليد قيد لشهر وفرع واحد أو توليد جميع قيود الشهر في حال عدم تحديد الفرع وذلك عن طريق تحديد التاريخ والفرع. إن فعالية الخيار مرتبطة بوجود صلاحية للمستخدم حسب السماحية “توزيع الدفعات – توليد قيود شهري”.

القيمة الافتراضية لنوع توليد القيود مرتبطة بالخيارات الفعالة حسب السماحيات المحددة وهي افتراضياً توليد القيود السنوي إلا في حال عدم وجود صلاحية على توليد القيود السنوي تكون القيمة الافتراضية توليد القيود الشهري.

التاريخ

القيمة الافتراضية لحقل التاريخ هي تاريخ طلب العملية. وإن فعالية خيار التاريخ مرتبطة بتحديد نوع توليد القيود شهري، حيث يكون الخيار فعال في حال كان توليد القيود شهري، ويكون غير فعال في حال كان توليد القيود سنوي.

إعادة توليد القيود المولدة مسبقا

في حال تفعيل هذا الخيار يتم إعادة توليد القيود المولدة مسبقا. وإن فعالية هذا الخيار مرتبطة بحالة سماحية “توزيع الدفعات – إعادة توليد القيود المولدة مسبقاً”

توليد القيود

عند الضغط على هذا الزر يتم في هذه الحالة توليد القيود حسب الخيارات المحددة.

إغلاق

عند الضغط على هذا الزر يتم إغلاق النافذة.

عملية توليد القيود الشهري

يتم تحديد خيارات توليد القيود الشهري في نافذة خيارات توليد قيود الدفعات:

نوع توليد القيود هو توليد قيود شهري

التاريخ

إعادة توليد القيود المولدة مسبقا

ملاحظة:

يجب أن التاريخ المحدد هو بعد تاريخ أول المدة، وفي حال تحديد تاريخ قبل تاريخ أول المدة يتم إظهار رسالة خطأ بعدم إمكانية توليد قيد بتاريخ قبل تاريخ بداية المدة.

عند الضغط على زر توليد القيود يتم إظهار رسالة تحذير تفيد بأن العملية المطلوبة ستقوم بتوليد قيود للشهر المحدد وأن هذه العملية لايمكن التراجع عنها. فرع القيد هو فرع البطاقة. تاريخ القيد هو التاريخ المحدد في حقل التاريخ في الخيارات في حالة القيود الجديدة غير المولدة مسبقا.(بشرط أن لايكون التاريخ قبل تاريخ بداية المدة المحدد في خيارات الأمين.) ويكون نفس تاريخ القيد في حال إعادة توليد قيد مولد مسبقا (وذلك في في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المتولدة مسبقا). رقم القيد هو رقم جديد في حالة القيود الجديدة غير المولدة مسبقا. ويكون نفس رقم القيد في حالة إعادة توليد قيد مولد مسبقا (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا). بيان القيد يعبر عن مصدر القيد “قيد متولد عن عملية توزيع الدفعات”

أقلام القيد هي من أسطر تفاصيل البطاقة التي تنطبق عليها الشروط التالية:

•        السطر غير المولد له قيد سابقا في شهر التاريخ المحدد.

•        السطر المولد له قيد سابقا في شهر التاريخ المحدد (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

•        تاريخ القيد محصور بين التاريخين المحددين بالسطر في حقول من الشهر وإلى الشهر.

ويكون القيد تفصيلي من أجل كل سطر من الأسطر التي تنطبق عليها الشروط السابقة، على الشكل التالي:

مدين بمبلغ الشهري / الحساب هو الحساب المقابل /البيان توزيع دفعات الحساب المقابل / الحساب المقابل الحساب

دائن بمبلغ الشهري/ الحساب هو الحساب / البيان توزيع دفعات الحساب المقابل/الحساب المقابل هو الحساب المقابل

عند الانتهاء من عملية توليد القيود يقوم النظام بمايلي:

•        يتم توليد القيود لكل أشهر السنة المالية الحالية وذلك في حال وجود أقلام تنطبق عليها الشروط السابقة.

•        يكون آخر قيد متولد بآخر شهر محدد في حقل إلى الشهر بشرط أن يكون الشهر بالسنة المالية الحالية.

•        يتم إظهار رسالة معلومات للمستخدم تفيد بإنهاء عملية توليد القيود وتعرض عدد القيود التي تم توليدها.

•        يتم تلوين الأسطر المولد لها قيود بلون رمادي.

•        يتم منع إمكانية التعديل والحذف للأسطر المولد لها قيود.

•        يتم منع إمكانية حذف البطاقة في حال وجود أسطر مولد لها قيود.

ملاحظة:

يمكن للمستخدم طلب العملية أكثر من مرة (نطرا لإمكانية إضافة أسطر على تفاصيل البطاقة بعد توليد القيود) أو طلب العملية بعد عملية توليد قيود شهرية من دون تحديد خيار إعادة توليد القيود المتولدة مسبقا وفي هذه الحالة يتم تجاهل الأسطر المولد لها قيد للشهر المحدد وتوليد قيد جديد لنفس الشهر، وتكون النتيجة في هذه الحالة وجود أكثر من قيد لنفس الشهر ونفس الفرع.

عملية توليد القيود السنوي

تحديد خيارات توليد القيود السنوي في نافذة خيارات توليد قيود الدفعات:

نوع توليد القيود توليد قيود سنوي

إعادة توليد القيود المولدة مسبقا

عند الضغط على زر توليد القيود يتم إظهار رسالة تحذير تفيد بأن العملية المطلوبة ستقوم بتوليد قيود سنوية وأن هذه العملية لايمكن التراجع عنها.

ملاحظة :

أول قيد يبدأ من أول شهر محدد في حقل من الشهر وذلك للأسطر التي لم يتولد لها قيد سابقا، أو لجميع الأسطر (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

فرع القيد هو فرع البطاقة. تاريخ القيد هو تاريخ آخر يوم في الشهر في حالة القيود الجديدة غير المولدة مسبقا.

ويكون نفس تاريخ القيد في حال إعادة توليد قيد مولد مسبقا (وذلك في في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

رقم القيد رقم جديد في حالة القيود الجديدة غير المولدة مسبقا.

ويكون نفس رقم القيد في حالة إعادة توليد قيد مولد مسبقا (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

بيان القيد يعبر عن مصدر القيد “قيد متولد عن عملية توزيع الدفعات”.

أقلام القيد هي من أسطر تفاصيل البطاقة التي تنطبق عليها الشروط التالية:

•       السطر غير المولد له قيد شهري سابقا في شهر تاريخ القيد.

•        السطر المولد له قيد شهري سابقا في شهر تاريخ القيد (وذلك في حال تفعيل خيار إعادة توليد القيود المولدة مسبقا).

•        تاريخ القيد محصور بين التاريخين المحددين بالسطر في حقول من الشهر وإلى الشهر.

ويكون القيد تفصيلي من أجل كل سطر من الأسطر التي تنطبق عليها الشروط السابقة، على الشكل التالي:

مدين بمبلغ الشهري / الحساب هو الحساب المقابل /البيان توزيع دفعات الحساب المقابل / الحساب المقابل الحساب

دائن بمبلغ الشهري/ الحساب هو الحساب / البيان توزيع دفعات الحساب المقابل/الحساب المقابل هو الحساب المقابل

عند الانتهاء من عملية توليد القيود يقوم النظام بمايلي:

•        يتم توليد القيود لكل أشهر السنة المالية الحالية وذلك في حال وجود أقلام تنطبق عليها الشروط السابقة.

•        يكون آخر قيد متولد بآخر شهر محدد في حقل إلى الشهر بشرط أن يكون الشهر بالسنة المالية الحالية.

•        يتم إظهار رسالة معلومات للمستخدم تفيد بإنهاء عملية توليد القيود وتعرض عدد القيود التي تم توليدها.

•        يتم تلوين الأسطر المولد لها قيود بلون رمادي.

•        يتم منع إمكانية التعديل والحذف للأسطر المولد لها قيود.

•        يتم منع إمكانية حذف البطاقة في حال وجود أسطر مولد لها قيود.

ملاحظة:

يمكن للمستخدم طلب العملية أكثر من مرة (نطرا لإمكانية إضافة أسطر على تفاصيل البطاقة بعد توليد القيود) أو طلب العملية بعد عملية توليد قيود شهرية من دون تحديد خيار إعادة توليد القيود المتولدة مسبقا وفي هذه الحالة يتم تجاهل الأسطر المولد لها قيد للشهر المحدد وتوليد قيد جديد لنفس الشهر، وتكون النتيجة في هذه الحالة وجود أكثر من قيد لنفس الشهر ونفس الفرع.

إدارة المستخدمين

يستطيع المدير (الشخص صاحب القرار) إضافة مستخدم جديد إلى قائمة مستخدمي البرنامج ومنحه صلاحيات تخوله الوصول إلى بعض موارد البرنامج، وكما يستطيع التعديل على خصائص مستخدم معرف مسبقاً،أو حذف أحد المستخدمين….عن طريق إدارة المستخدمين.

يتم الوصول إلى نافذة إدارة المستخدمين من:

القائمة/أدوات /إدارة

وتتضمن النافذة الإضافات التالية:

إضافة صلاحيات عمليات توليد القيود إلى صلاحيات المستخدمين في صفحة عمليات وتقارير ضمن قائمة صلاحيات الحسابات.

والصلاحيات التي تمت إضافتها هي:

•        توزيع الدفعات – تدقيق.

•        توزيع الدفعات – توليد قيود سنوي

•        توزيع الدفعات – توليد قيود شهري

•        توزيع الدفعات – إعادة توليد القيود المولدة مسبقاً

تدقيق القيود المتولدة عن بطاقة توزيع الدفعات

الهدف من عملية التدقيق التأكد من وجود القيود المتولدة عن بطاقة توزيع الدفعات لاحتمال حذف هذه القيود من نافذة سند القيد. نتيجة عملية التدقيق من أجل كل سطر من أسطر تفاصيل البطاقة التي يتم التأكد من حذف جميع القيود المرتبطة بها:

•        إلغاء اللون الرمادي للسطر الذي يميز السطر المرتبط بقيود متولدة.

•        السماح بتعديل السطر.

•        السماح بحذف السطر.

•        في حال كانت جميع أسطر تفاصيل البطاقة غير مرتبطة بقيود يتم السماح بعملية حذف البطاقة.

•        يتم إظهار رسالة تحذير قبل البدء بعملية التدقيق.

•        يتم إظهار رسالة معلومات تفيد بإنهاء عملية التدقيق وتعرض عدد القيود التي تم تدقيقها وعدد القيود المحذوفة

مثلاً: “تم إنهاء عملية التدقيق والتأكد من وجود 15 قيد محذوف من أصل 60 قيد متولد عن البطاقة”.

تدوير بطاقات توزيع الدفعات التي تحوي دفعات غير مولد لها قيد

•        عملية توليد القيود تستثني القيود التي من خارج السنة المالية الحالية لذلك يجب تدوير البطاقات التي تحوي تفاصيل تنتهي خارج السنة المالية الحالية.

•        في عملية التدوير وفي حال كان نوع التدوير تدوير البطاقات يتم إضافة خيار بطاقة توزيع الدفعات إلى قائمة البطاقات التي تظهر لتحديد البطاقات التي سيتم تدويرها.

•        في عملية التدوير في حال كانت عملية التدوير تشمل بطاقة توزيع الدفعات (عن طريق تحديدها في قائمة البطاقات أو في حال كان التدوير يشمل جميع البطاقات) يتم مراعاة مايلي:

•        البطاقات التي جميع تفاصيلها تنتهي ضمن السنة المالية لا يتم تدويرها.

•        البطاقات التي بعض تفاصيل تنتهي خارج السنة المالية والتي بدورها لم يتم توليد كافة القيود لها في عملية توليد القيود (نظرا لأن العملية تستثني القيود التي من خارج السنة المالية) يتم تدويرها.

•        تدوير البطاقة لا يتم مع جميع تفاصيلها ويتم فقط لأقلام التفاصيل التي تنتهي خارج السنة المالية.

    عملية توليد القيود تستثني القيود التي من خارج السنة المالية الحالية لذلك يجب تدوير البطاقات التي تحوي تفاصيل تنتهي خارج السنة المالية الحالية.

•        في عملية التدوير وفي حال كان نوع التدوير تدوير البطاقات يتم إضافة خيار بطاقة توزيع الدفعات إلى قائمة البطاقات التي تظهر لتحديد البطاقات التي سيتم تدويرها.

•        في عملية التدوير في حال كانت عملية التدوير تشمل بطاقة توزيع الدفعات (عن طريق تحديدها في قائمة البطاقات أو في حال كان التدوير يشمل جميع البطاقات) يتم مراعاة مايلي:

•        البطاقات التي جميع تفاصيلها تنتهي ضمن السنة المالية لا يتم تدويرها.

•        البطاقات التي بعض تفاصيل تنتهي خارج السنة المالية والتي بدورها لم يتم توليد كافة القيود لها في عملية توليد القيود (نظرا لأن العملية تستثني القيود التي من خارج السنة المالية) يتم تدويرها.

•        تدوير البطاقة لا يتم مع جميع تفاصيلها ويتم فقط لأقلام التفاصيل التي تنتهي خارج السنة المالية.