مقدمة

سنتحدث في هذه المقالة عم الميزات التي تم إضافتها إلى نظام الطلبيات، وقد تم تقسيم المقالة إلى ثلاثة أقسام:

1. إعدادات النظام
2. بطاقات النظام
3. تقارير النظام

هذا الجزء مخصص للتحدث عن الإضافات التي تمت على بطاقات نظام الطلبيات.

بطاقة حالة الطلبية

تستخدم هذه البطاقة لتعريف الحالات المختلفة التي تكون عليها طلبات البيع والشراء. وقد يمكن للمستخدم من خلال هذه البطاقة تحديد العملية التي يتم تنفيذها عند ترحيل المواد لهذه الحالة من خلال خيار “ترحيل إلى”.

يتم الوصول إلى هذه البطاقة من:

القائمة/طلبيات

وقد تم إضافة خيار جديد لهذه النافذة ضمن خيارات “ترحيل إلى”

فاتورة إدخال

يتم تفعيل هذا الخيار من أجل طلبيات البيع فقط والذي يتيح امكانية توليد فاتورة إدخال لمستودع عند وصول المواد لهذه الحالة.

طلبية بيع

بعد الانتهاء من تعريف أنماط الطلبيات (البيع والشراء) يمكن للمستخدم من خلال هذه النافذة حفظ الطلبيات سواء كانت شراء أو بيع، وتظهر هذه الانماط ضمن قائمة طلبيات الموجودة في البرنامج. يتم الوصول إلى هذه النافذة من:

القائمة/الطلبيات

فتظهر نافذة طلبية البيع المعرفة و التي تتضمن التعديلات التالية:

التاريخ

يمكن للمستخدم تعديل تارخ إضافة الطلبية في هذه الخانة. ويتم إلغاء تفعيل حقل التاريخ في حال خيار تثبيت تاريخ إضافة الفاتورة في النمط محدد.

منتهي

يتم تفعيل هذا الخيار، عند الانتهاء من الطبية وتوليد قيود وفواتير لها. ويتم إلغاء تفعيل خيار “منتهي” في إحدى الحالات:

•        الطلبية لا تحتاج للمصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية إنهاء

•        الطلبية تحتاج للمصادقة و غير مصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية إنهاء

•        الطلبية مصادقة و المستخدم لا يملك صلاحية إنهاء مصادق

ملغي

يتم تفعيل هذا الخيار، عند إلغاء الطلبية. و يتم إلغاء تفعيل خيار “ملغي” في إحدى الحالات:

•        الطلبية لا تحتاج للمصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية إلغاء

•        الطلبية تحتاج للمصادقة و غير مصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية إلغاء

•        الطلبية مصادقة و المستخدم لا يملك صلاحية إلغاء مصادق

توليد (تفصيل سابقاً)

عند الضغط على هذا الزر تظهر نافذة تفصيل عمليات البيع والشراء والتي تفيد في تجزئة الطلبية. ويتم إخفاء أمر توليد(تفصيل) إذا تم تحديد خيار “بدون أمر توليد” في النمط، بينما يتم إلغاء تفعيله فقط في إحدى الحالات:

•        الطلبية لا تحتاج للمصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية توليد.

•        الطلبية تحتاج للمصادقة وغير مصادقة ولا يملك المستخدم صلحية توليد.

•        الطلبية مصادقة والمستخدم لا يملك صلاحية توليد مصادق.

تجزئة الطلبية

يمكن للمستخدم من خلال هذه النافذة تجزئة الطلبية إلى عدة طلبيات. ويتم الوصول إلى هذه النافذة بالضغط على أمر توليد في نافذة الطلبية، ويجب أن يكون خيار “بدون أمر توليد” غير محدد في نمط الطلبية و للمستخدم صلاحية توليد الطلبية. و في حال كان خيار “عدم تجزئة الطلبية” محدد في خصائص النمط يتم إلغاء تفعيل خيارات التوليد جميعها مع حقل المجموعة ووضع النسبة 100

و يقوم المستخدم بتحديد معلومات التوليد والضغط على أمر توليد، في حال كان خيار “إنهاء الطلبية بعد تجزئتها” محددا وكان مجموع كمية كل مادة في الطلبيات الفرعية يساوي أو يزيد كميتها في الطلبية الأساسية يتم إنهاء الطلبية الأساسية.

تحضير ( طلب سابقاً)

عند الضغط على هذا الزر تظهر نافذة تحضير طلبية الشراء، و التي تستخدم لطلب مواد من الموردين في حال كان هناك نقص في مواد الطلبية ضمن المستودعات.

ملاحظة:

يظهر زر تحضير في طلبية البيع فقط.

ويتم إخفاء أمر تحضير (طلب) إذا تم تحديد خيار “بدون أمر تحضير” في النمط ، بينما يتم إلغاء تفعيله فقط في إحدى الحالات:

•        الطلبية لا تحتاج للمصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية تحضير

•        الطلبية تحتاج للمصادقة و غير مصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية تحضير

•        الطلبية مصادقة و المستخدم لا يملك صلاحية تحضير مصادق

ترحيل الطلبية

يستخدم هذا الأمر لنقل مواد لطلبية من حالة إلى حالة أخرى من الحالات المعرفة. ويتم إخفاء أمر ترحيل إذا تم تحديد خيار “بدون أمر ترحيل” في النمط ، بينما يتم إلغاء تفعيله فقط في إحدى الحالات:

•        الطلبية لا تحتاج للمصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية ترحيل

•        الطلبية تحتاج للمصادقة و غير مصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية ترحيل

•        الطلبية مصادقة و المستخدم لا يملك صلاحية ترحيل مصادق

عند ترحيل المواد إلى حالة تقوم بتوليد فاتورة يقوم المستخدم بتحديد بيانات الفاتورة ويضغط أمر موافق، في حال كان خيار ترحيل سعر الطلبية إلى سعر الفاتورة محدد يتم توليد الفاتورة بحيث يكون فيها سعر القلم هو السعر المحدد في نمط الفاتورة المولدة.

تعديل

يستخدم هذا الزر لإجراء تعديل على الطلبية بيع أو شراء مخزنة سابقاً. ويتم إلغاء تفعيل أمر “تعديل” في إحدى الحالات:

•        الطلبية لا تحتاج للمصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية تعديل

•        الطلبية تحتاج للمصادقة و غير مصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية تعديل

•        الطلبية مصادقة و المستخدم لا يملك صلاحية تعديل مصادق

يقوم المستخدم بالضغط على أمر تعديل بالإضافة للتحققات السابقة:

•        يجب على المستخدم التاكد من تحديد مركز الكلفة في حال خيار فرض مركز الكلفة محدد في خصائص النمط.

•        في حال طلبية شراء و تم تحديد حد أعلى لقيمة الشراء في نمط الطلبية يجب التأكد أن إجمالي الطلبية لا يتجاوز قيمة الشراء المحدد في النمط

•        إذا تم تعديل تاريخ الطلبية يجب إعادة حساب التواريخ في نافذة مزيد بنفس طريقة حسابها عند الإضافة.

•        يتم تعديل الطلبية و إلغاء جميع المصادقات التي تمت على الطلبية.

مزيد

بالنقر على هذا الزر يتم فتح نافذة يستطيع المستخدم من خلالها تحديد تفاصيل أخرى متعلقة بالطلبية الحالية. و يتم إلغاء تفعيل أمر “مزيد” في حال المستخدم لا يملك صلاحية إظهار نافذة مزيد. عند إضافة الطلبية، يتم حساب التواريخ في نافذة مزيد كما يلي:

•        التاريخ المتوقع = تاريخ الطلبية + مدة التسليم الإفتراضية التي تم تحديدها في نمط الطلبية

•        تاريخ التسليم المقترح = تاريخ الطلبية + مدة التسليم الإفتراضية التي تم تحديدها في نمط الطلبية

•         تاريخ التسليم المتفق عليه = تاريخ الطلبية + مدة التسليم الإفتراضية التي تم تحديدها في نمط الطلبية

يتم تحديد باقي التواريخ في النافذة مساوية لتاريخ الطلبية.

ملاحظة:

إذا كانت الطلبية مصادقة والمستخدم لا يملك صلاحية تعديل بيانات نافذة مزيد بعد المصادقة يتم إلغاء تفعيل أمر “موافق”.

وقد تم إضافة قائمة بعنوان مدير المبيعات (في حال كانت طلبية بيع) أو مدير المشتريات (في حال كانت طلبية شراء) تتضمن اسم مدير المبيعات أو المشتريات في حال تم تحديد مستخدم واحد على الأقل في نمط الطلبية وإلا تظهر فارغة ويكون اسم المدير مفعلا فقط في حال كان هو المستخدم الحالي ويكون محددا فقط إذا كان قد صادق مسبقا.

قائمة مصادقة تتضمن اسماء المستخدمين الذين تم تحديدهم في نمط الطلبية (ويكون اسم كل مستخدم محددا فقط إذا كان قد صادق مسبقا). يكون فيها اسم المستخدم الحالي فقط مفعلا في الحالات التالية:

•        خيار فرض تسلسل المصادقات غير مفعل.

•        خيار فرض تسلسل المصادقات مفعل وجميع المستخدمين الذين يسبقونه في ترتيب المصادقة صادقوا على الطلبية.

يقوم المستخدم بتعديل معلومات النافذة والضغط على أمر موافق، فيقوم النظام بإجراء عملية الحفظ في قاعدة البيانات. ويتم حفظ تاريخ مصادقة المستخدم

وتصبح الطلبية مصادقة في إحدى الحالتين:

إذا كان المستخدم الحالي هو مدير المبيعات أو المشتريات وقام بتحديد اسمه ضمن قائمة مدير المبيعات أو المشتريات

•        خيار فرض تسلسل المصادقات مفعل والمستخدم الحالي هو الأخير في ترتيب المصادقات

•        خيار فرض تسلسل المصادقات غير مفعل وجميع المستخدمين الآخرين قد صادقوا على الطلبية

حذف

يستخدم هذا الزر لحذف فاتورة مشتريات مخزنة سابقاً. ويتم إلغاء تفعيل أمر “حذف” في إحدى الحالات:

•        الطلبية لا تحتاج للمصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية حذف

•        الطلبية تحتاج للمصادقة و غير مصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية حذف

•        الطلبية مصادقة و المستخدم لا يملك صلاحية حذف مصادق

طباعة

يستخدم هذا الزر لطباعة الفاتورة الحالية على الطابعة، وعند نقر هذا الزر تظهر نافذة طباعة الطلبية التي تتضمن العديد من الخيارات. ويتم إلغاء تفعيل أمر “طباعة” في إحدى الحالات:

•        الطلبية لا تحتاج للمصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية طباعة

•        الطلبية تحتاج للمصادقة و غير مصادقة ولا يملك المستخدم صلاحية طباعة

•        الطلبية مصادقة و المستخدم لا يملك صلاحية طباعة مصادق

ملاحظة:

عندما يقوم المستخدم باستعراض الطلبية الضغط على أمر حذف، يقوم النظام بالإضافة إلى حذف الطلبية وجميع ارتباطاتها بحذف معلومات المصادقات التي تمت على الطلبية.

رسائل النظام

•        بعد إدخال معلومات الطلبية والضغط على أمر إضافة

1.        يقوم المستخدم بتحديد خيار “فرض مركز الكلفة” في خصائص النمط ولم يحدد المستخدم قيمة في حقل مركز الكلفة، يتم إيقاف عملية التخزين وإظهار رسالة خطأ تنبه المستخدم لإدخال قيمة في حقل مركز الكلفة.

2.        أما في حال كانت الطلبية “طلبية شراء” وتم تحديدالحدالأعلى لقيمة الشراء في نمط الطلبية وكان إجمالي الطلبية أكبر تماماً من قيمة الشراء المحدد في النمط، فيتم إيقاف التخزين وإظهار رسالة خطأ تنبه المستخدم إلى أن قيمة الطلبية أكبر من الحد الأعلى لقيمة الشراء المحدد في النمط.

•        عندما يقوم المستخدم بتعديل أحدحقول جدول المواد وكان القلم قد تم ترحيله إلى فاتورة سابقاً والمستخدم لا يملك صلاحية تعديل الأقلام المرحلة لفواتير، يتم إلغاء تعديل المستخدم وإظهار رسالة توضح أن القلم تم ترحيله سابقاً وإظهار رسالة توضح أن القلم تم ترحيله سابقاً إلى الفاتورة مع إظهار اسم ورقم الفاتورة.

•        عندما يقوم المستخدم بتعديل حقول الجدول في نافذة الترحيل، ويضغط أمر ترحيل

1.        كان المستخدم لا يملك صلاحية للترحيل إلى الحالة المحددة في العمود”إلى” في أحد الأسطر، فيتم إيقاف العملية وإظهار رسالة توضح أن المستخدم لا يملك صلاحية الترحيل إلى تلك الحالة المحددة في ذلك السطر.

2.        كان خيار “عدم ترحيل الطلبية إلى حالة سابقة” محدد وكانت الحالة المحددة في العمود “إلى” سابقة للحالة المحددة في العمود “من” في أحد الأسطر، فيتم إيقاف العملية وإظهار رسالة توضح أنه لا يجوز الترحيل إلى حالة سابقة في ذلك السطر.

•        يقوم المستخدم بتعديل معلومات نافذة مزيد، و الضغط على أمر موافق

1.        قام المستخدم بتحديد أحد تواريخ النافذة تتاريخ يسبق تاريخ الطلبية، فيتم إيقاف عملية الحفظ وإظهار رسالة توضح للمستخدم أن التاريخ لا يجوز أن يسبق تاريخ الطلبية مع توضيح أي تاريخ هو الذي سبب الخطأ.