القصة

تعتبر معرفة قيمة البضاعة الموجودة لدى التاجر أو المنشأة من الأهمية بمكان لما لدورها في تحديد نتيجة الدورة أو معرفة مطرح الزكاة أو من أجل إعادة التقييم لأهداف المنافسة و دراسة الأسواق . و بداية كان يتم حساب هذه القيمة عن طريق جرد فيزيائي للمستودع و تدوين الكميات مع أسعار التكلفة و بعد الضرب و الجمع سينتج لدينا قيمة البضاعة ، و واضح صعوبة هذه الطريقة و خاصة اذا كان هناك توزع جغرافي للمستودعات و عدد الأصناف كبير .

و بالتالي كان لا بد من الوصول إلى طريقة أسرع من ذلك ، و خاصة إذا اضطرت إدارة المنشأة إلى معرفة قيمة الجرد في لحظة معينة قبل أغلاق الفترة المالية ، و هنا لمعت الفكرة عند ( أبو سند الفواتيري ) بأن نقوم بعمل تسجيل تاريخي لكلفة الصنف لحظة بلحظة حسب حركته ادخالا و اخراجا ،  و هكذا ظهرت طريقة الجرد المستمر بحيث بأي لحظة من الآن و صاعدا أصبح بالإمكان معرفة قيمة المخزون عن طريق معاينة دفتر الاستاذ لحساب المخزون الذي أصبح الظل الملازم للحركة المستودعية .

الاستخدام

تقديم

بناء على المقدمة سيحل حساب المخزون محل الحسابات التي تتحرك عادة في الفواتير ، فقيد المشتريات سيصبح على الشكل التالي : (من ح/ المخزون الى ح/ المورد) ، و قيد مرتجع المشتريات سيصبح ( من ح/ المورد إلى ح/ المخزون ) . و بالنهاية ستختزل حسابات معادلة الكلفة ( بضاعة أول المدة + المشتريات _ بضاعة آخر المدة ) بحساب المخزون ، و سيحل محلها ضمن حساب المتاجرة حساب تكلفة المخزون . وضمن فاتورة المبيعات سيكون القيد على الشكل التالي من (ح/ تكلفة المخزون الى ح/ المخزون ) إضافة إلى قيد المبيعات الأساسي . و نلاحظ هنا أن حساب المخزون مرة يكون مدينا و مرة دائنا ، و بالتالي فإن رصيد هذا الحساب في أي لحظة يعبر عن قيمة المخزون . و من هذا العرض المحاسبي السريع يمكن أن نستنتج القاعدة التالية : أي حركة مستودعية تتحرك أو تولد سعر التكلفة سيكون حساب المواد في قيدها المتولد هو حساب المخزون . و أي حركة مستودعية يكون فيها السعر مغاير لسعر التكلفة ( مثل المبيعات ) سيكون لدينا قيدين محاسبيين أحدهما قيد المخزون ، محققين بذلك القاعدة الأساسية أن حساب المخزون دائما موجود في أي سند قيد ناتج عن الحركة المستودعية .

ضمن برنامج الأمين

ضمن برنامج الامين سنقوم بضبط الحسابات التي يتم من خلالها توليد سند القيد ضمن الفواتير و التي نجدها بالأماكن التالية : إدارة الانماط ( نمط الفاتوة ) ، الحسابات ضمن مجموعات المواد ، و الحسابات ضمن زر مزيد في الفاتورة . وهنا نميز بين نوعين من الفواتير ، النوع الأول :  الفواتير التي تتحرك موادها بسعر الكلفة أو التي تولد سعر الكلفة ، و النوع الثاني :  الفواتير التي تتحرك بسعر مغاير لسعر الكلفة .

ضبط النوع الأول

في هذا النوع وضمن حساب المواد نضع حساب المخزون ، و في حال كانت الحسميات و الاضافت تؤثر على سعر التكلفة علينا أيضا أن نضع نفس حساب المخزون ضمن حساب الحسميات و الاضافات . و لاننس أن نختار نوع السعر الذي سيتولد قيد المخزون على أساسه و غالبا ما يكون هو سعر الكلفة بالوسطي المرجح . وهذا النمط ينطبق على فواتير الشراء و فواتير الادخال و الاخراج الداخلية التي يكون أسعار موادها بالكلفة ، و ينطبق هذا أيضا على فواتير عملية التصنيع .

ضبط النوع الثاني

في هذا النوع من إدارة الانماط نقوم بتفعيل خيار الجرد المستمر لنستطيع تحديد حسابي ( تكلفة المخزون و المخزون ) مع إبقاء بقية الحسابات الافتراضية على ماهي عليه حسب تحديد المستخدم لها . و ينطبق هذا النوع على فواتير المبيعات و مرتجع المبيعات .

حالة خاصة

هي حالة فاتورة مرتجع المشتريات ، و الاشكالية هنا أننا في حال حُركت هذه الفاتورة بسعر مغاير لسعر التكلفة في حينه ، و هذا الأمر طبيعي طالما أن السعر يمثل ذمة للمورد ، فهنا حساب المخزون سيحمل بقيمة مختلفة عن الكلفة ، و بالتالي سيختلف رصيد المخزون عن قيمة البضاعة ،  و لحل هذا الاشكال نقوم بوضع الحسابات التالية بعد تفعيل خيار الجرد المستمر ضمن نمط فاتورة مرتجع المشتريات :

• حســــاب المواد : فروقات مرتجع المشتريات.
• حساب  التكلفة  : فروقات مرتجع المشتريات.
• حساب المخزون : حساب المخزون.

القيد الافتتاحي

فاتورة بضاعة أول المدة طبعا لا تولد قيد بشكل تلقائي ، و بالتالي و عند تسجيل القيد الافتتاحي نقو م بقيد قيمة المخزون يدويا و التي تساوي مجموع فواتير بضاعة أول المدة في الحالة الافتراضية.

مزايا و مساوئ استخدام طريقة الجرد المستمر

+    بهذه الطريقة سيكون ضبط المخزون أفضل بكثير من طريقة الجرد الدوري خاصة أنها هذه الطريقة لا تصلح في حال كان لدينا إخراج بالسالب.

+    من الناحية المحاسبية الصرفة مفيدة أكثر من أجل عمل المقارانات من أجل ضبط بعض النتائج من أكثر من طريق.

+    تكشف لنا و بسرعة و لحظة ادخال الفاتورة فيما اذا كانت المادة غير مسعرة بالتكلفة.

+   مطلوبة من  بعض الأنظمة العالمية.

+   نتيجة المزايا السابقة سنحصل على قراءة المعلومات المالية بشكل أسرع و صحيح.

+   ستعطي نتائج حقيقية 100% في حال كان قيد المخزون يتولد بسعر التكلفة حسب الوارد أولا صادر أولا.

–   لم أجد أية مساوئ على استخدام هذه الطريقة في الجرد.

ملاحظات على الاستخدام

• في حال كانت المادة غير مسعرة ، سواء بالكلفة أو بأحد أسعار بطاقة المادة ، فسوف تظهر رسالة تفيد بأن سعر التكلفة = 0 و بالتالي سوف لن يتولد قيد الجرد المستمر .
• اذا كان هناك إخراجات بالسالب ، ستكون هناك نتائج غير صحيحة.
• تعديل فاتورة المبيعات من خلال زر تعديل سيؤدي إلى توليد قيد بالكلفة الحالية ، و بالتالي ستكون هناك نتائج غير صحيحة في حال كانت الكلفة الحالية مغايرة للكلفة بتاريخ الفاتورة ، و لحل هذه المشكلة علينا إعادة توليد القيود من قائمة أدوات | إدارة | صيانة الملفات | إعادة توليد القيود.
• في حال كان هناك تغيرات على سعر التكلفة من خلال تعديل القيم المؤثرة فيه ، علينا عندئذ إعادة حساب سعر التكلفة من قائمة أدوات | إدارة | صيانة الملفات | تدقيق أرصدة المواد و الأسعار ، و بعد ذلك نقوم بإعادة توليد القيود من جديد . و في حال كان لدينا فواتير داخلية ( تسويات جردية، تلف، عينات، هدايا، تصنيع .. و أي فاتورة مفترض أن تتحرك بسعر التكلفة، علينا قبل إعادة توليد القيود وبعد تدقيق أرصدة المواد و الأسعار إعادة تسعير الفواتير حسب سعر الكلفة من نافذة الصيانة أيضا.
• وجود حساب المخزون ضمن أي قيد غير مرتبط بأي حركة مستودعية سيؤدي إلى نتائج خاطئة ، و لمعرفة ذلك يمكن طلب ميزان المراجعة لحساب المخزون مع عدم تفعيل الفواتير كمصادر للتقرير.
• أولوية قراءة الحسابات الافتراضية عند توليد سند القيد من الفاتورة مرتبة على الشكل التالي : الحسابات من زر مزيد ، حسابات المادة ، حسابات المجموعة ، حسابات النمط.
• في حال كنا نستخدم الجرد الدوري ( النهائي ) يمكن بعمليات الضبط و اعادة توليد القيود التحويل الى طريقة الجرد المستمر.
• يطلب الانتباه الى تحديد خيار التأثير على سعر التكلفة ضمن الفاتورة ، بحيث يفعل فقط للفواتير التي تولد الكلفة ، و نستبعد ذلك عن الفواتير التي تتأثر بسعر الكلفة.
• من حيث المبدأ يفترض أن يتطابق حساب تكلفة المخزون مع تكلفة المبيعات من تقرير أرباح المواد ، و هذا مفيد من أجل المقارنات و التأكد من صحة العمل.
• تقرير حركة المواد حسب الأسعار مع اختيار ( السعر : التكلفة في حينه ) مع اختبار الأقل أو الأكبر مفيد من أجل مقارنة سعر التكلفة لأحد مواد الفواتير الداخلية
• لا يمكن الاستفادة من تعدد التكلفة للمادة الواحدة إلا اذا استخدمنا نظام الفروع.
• ستكون هناك نتائج خاطئة في حال كان هناك فواتير ليس لها قيود ، و يمكن كشف ذلك من خلال قائمة مواد | تقارير الحركة | تقرير حركة اجمالي الفواتير مع تفعيل خيار الفواتير التي ليس لها قيود.
• و ربما هناك ملاحظات أخرى ، ربما لم تظهر لي أو أنها ذهبت نسيانا، و لا ننس أنه فوق كل ذي علم عليم.