مقدمة

سنتحدث في هذه المقالة عم الميزات التي تم إضافتها إلى نظام الطلبيات، وقد تم تقسيم المقالة إلى ثلاثة  أقسام:

1. إعدادات النظام
2. بطاقات النظام
3. تقارير النظام

هذا الجزء مخصص للتحدث عن الإضافات التي تمت على إعدادات نظام الطلبيات.

خيارات الطلبيات

يمكن من خلال هذه الصفحة من صفحات خيارات البرنامج تحديد خيارات النظام التي سيتم الاعتماد عليها للعمل ضمن نظام الطلبيات. ستظهر هذه النافذة عند النقر على اسمها ضمن قائمة خيارات البرنامج. يتم الوصول إلى قائمة خيارات البرنامج من:

القائمة/خيارات /الطلبيات

وتتضمن النافذة ميزات جديدة هي:

مدير المبيعات

يتم تحديد في هذا الحقل اسم مدير المبيعات الذي سيقوم بالمصادقة على طلبيات البيع.

مدير المشتريات

يتم تحديد في هذا الحقل اسم مدير المشتريات الذي سيقوم بالمصادقة على طلبيات الشراء.

ملاحظة:

عندما يقوم المستخدم بتحديد مدير للمبيعات أو المشتريات، فيمكن للمدير مصادقة الطلبية دون مرور الطلبية بتسلسل المصادقات.

خيارات النظام

فرض تسلسل المصادقات

بتفعيل هذا الخيار سيقوم البرنامج بالسماح للمستخدمين بالمصادقة على الطلبية حسب تسلسلهم المحدد في نمط الطلبية.

إنهاء الطلبية بعد تجزئتها

بتفعيل هذا الخيار يقوم البرنامج بعد تجزئة الطلبية إلى عدة طلبيات فرعية، بإنهاء الطلبية الأساسية في حال كان مجموع كميات المواد في الطلبيات الفرعية يساوي كمياتها في الطلبية الأساسية.

عدم الترحيل إلى حالة سابقة

بتفعيل هذا الخيار يقوم البرنامج بعدم السماح للمستخدم بترحيل الطلبية إلى حالة سابقة.

عدم تعديل الأقلام المرحلة للفواتير

عند تفعيل هذا الخيار، فلن يسمح البرنامج المستخدم بتعديل أقلام الطلبية المرحلة للفواتير. وقد تم إلغاء الخيارين التاليين ” تفعيل نظام المصادقة، إنهاء/إلغاء الطلبيات الفرعية عند إنهاء/إلغاء الطلب الأساسي.

أنماط الطلبيات البيع أو الشراء

هي عبارة عن نافذة لتعريف طلبيات البيع او الشراء التي سيتم استخدامها ضمن نظام الطلبيات، و يتم تحديد خصائص طلبيات البيع أو الشراء من خلال هذه النافذة، و التي يتم الوصول إليها من:

القائمة/ أدوات/إدارة/إدارة الانماط

و قد تم إضافة بعض الميزات الجديدة لهذه النافذة وهي:

مصادقة

هي عبارة عن قائمة بأسماء المستخدمين الذين تجب مصادقتهم على الطلبية، ويتم تفعيل هذه القائمة من قائمة خيارات / الطلبيات. يمكن للمستخدم تعديل ترتيب عناصر هذه القائمة وذلك من خلال السهمين للأعلى و الأسفل الموجودين على جانب القائمة.

قيم افتراضية

مدة التسليم الإفتراضية

وتمثل عدد الأيام المتوقعة لتسليم الطلبية،ويجب أن تكون هذه القيمة رقمية.

خصائص الطلبية

شكل الطلبية

فاتورة نقدية

عند فتح نافذة الطلبية لإضافة طلبية جديدة، فتظهر كلمة آجل في قائمة طريقة الدفع بشكل افتراضي مع إمكانية اختيار طريقة أخرى للدفع من القائمة. وبتفعيل هذا الخيار ستصبح طريقة الدفع النقدي هي الطريقة الافتراضية، أي ستظهر كلمة “نقداً” في قائمة طريقة الدفع كل مرة يتم فتح نافذة الطلبية لإضافة فاتورة جديدة.

تثبيت طريقة الدفع

عند تفعيل هذا الخيار، فيقوم البرنامج بتثيت طريقة الدفع الافتراضية وهي ” آجلة”.

ملاحظة:

يمكن للمستخدم جعل طريقة الدفع النقدية بشكل افتراضي وتثبيت هذه الطريقة، وذلك بتفعيل هذين الخيارين السابقين.

بدون حقل مركز كلفة

عند تفعيل هذا الخيار، فلا يظهر حقل مركز الكلفة في نافذة الطلبية من هذا النمط.

فرض مركز الكلفة

عند تفعيل هذا الخيار، فيقوم النظام بفرض على المستخدم مركز الكلفة عند إضافة أو تعديل ضمن الطلبية.

بدون حقلي البائع والموزع

عندتفعيل هذا الخيار فلا يظهر حقل الموزع و حقل البائع ضمن نافذة الطلبية من هذا النمط.

تثبيت تاريخ إضافة الفاتورة

عند تفعيل هذا الخيار، فيظهر حقل تاريخ إضافة الطلبية في نافذة الطلبية غير مفعل.

خصائص أخرى

فاتورة باركود

عند تفعيل هذا الخيار، فيقوم النظام باعتبار هذه الطلبية، طلبية باركود عندها سيتم البحث ضمن حقل باركود عن الرمز الذي يدخله المستخدم في حقل اسم المادة ثم يتم البحث بعد ذلك في حقل رمز المادة.

طباعة ايصال

عند تفعيل هذا الخيار، فيقوم النظام بطباعة ايصال الطلبية عن إضافة أو تعديل الطلبية.

استخدام نظام VAT

يمكن تفعيل هذا الخيار إذا أراد المستخدم تطبيق نظام ضريبة القيمة المضافة VAT ضمن الطلبيات، حيث سيتم إضافة قيمة الضريبة المحدّد نسبتها سابقاً في بطاقات المواد إلى سعر المادة في الطلبية. أي إذا تم مبيع قطعة واحدة من سعر القطعة الواحدة منها 100 وكانت الضريبة تعادل 10% فستصبح القيمة الإجمالية للطلبية 110= السعر 100+ الضريبة 10.

استخدام نظام TTC

يمكن تفعيل هذا الخيار إذا أراد المستخدم تطبيق نظام ضريبة الـ TTC ضمن الطلبيات، حيث سيتم اعتبار قيمة الضريبة المحدّد نسبتها سابقاً في بطاقات المواد جزءاً من القيمة الإجمالية للمادة في الطلبية.

استخدام شروط الدفع

يمكن تفعيل هذا الخيار إذا أراد المستخدم تطبيق نظام شروط الدفع ضمن طلبيات البيع والشراء، حيث سيتفعل زر “شروط الدفع” أسفل حقول الطلبية في هذه النافذة.

عدم السماح بتواريخ صلاحية منتهية

بدون أمر توليد

عند تفعيل هذا الخيار، يقوم النظام بإخفاء أمر توليد في نافذة الطلبية.

بدون أمر ترحيل

عند تفعيل هذا الخيار، يقوم النظام بإخفاء أمر ترحيل الطلبية في نافذة الطلبية.

عدم تجزئة الطلبية

عند تفعيل هذا الخيار، يقوم النظام بإلغاء تفعيل خيارات التوليد جميعها مع حقل المجموعة ووضع النسبة 100 في نافذة تفصيل طلبيات البيع والشراء. قد تم إلغاء من خصائص الطلبية مايلي:

لا تولد قيد، توليد قيد بشكل آلي، ترحيل إلى الحسابات بشكل آلي، توليد الحساب المقابل بشكل آلي، مركز الكلفة يخص عناصر الفاتورة، مركز الكلفة يخص الزبون، قيد مختصر، اعتماد جرد مستمر، تؤثر على الأرباح و الخسائر، الحسميات تؤثر على الأرباح، الإضافات تؤثر على الأرباح، تؤثر على سعر الزبون، تؤثر على سعر آخ شراء، تؤثر على سعر التكلفة، الحسميات تؤثر على سعر التكلفة، الحسميات تؤثر على سعر التكلفة، الإضافات تؤثر على سعر التلكفة، لا ترحل إلى المستودعات، ترحل إلى المستودعات، فاتورة مختصرة.

أنماط طلبيات الشراء

قيم افتراضية

الحد الأعلى لقيمة الشراء

عند تحديد الحد الأعلى لقيمة الشراء وهو حقل رقمي، فيقوم النظام بعدم إضافة أي طلبية في حال تجازوت الحد الأعلى لقيمة الشراء.

أنماط طلبيات البيع

خصائص الطلبية

بدون أمر تحضير

عند تفعيل هذا الخيار، يقوم النظام بإخفاء أمر تحضير في نافذة الطلبية.

إدارة المستخدمين

يستطيع المدير (الشخص صاحب القرار) إضافة مستخدم جديد إلى قائمة مستخدمي البرنامج ومنحه صلاحيات تخوله الوصول إلى بعض موارد البرنامج، وكما يستطيع التعديل على خصائص مستخدم معرف مسبقاً،أو حذف أحد المستخدمين….عن طريق إدارة المستخدمين. ولكي يتمكن من إدارة المستخدمين بالشكل المطلوب عليه أولاً أن يدرك بنية الحماية الموجودة في البرنامج، حيث تقسم الحماية في البرنامج إلى عدة مستويات ويطلق عليها اسم درجة السريّة. يتم الوصول إلى نافذة إدارة المستخدمين من:

القائمة/أدوات /إدارة المستخدمين

عمليات وتقارير

يتيح البرنامج إمكانية حجب التقارير والعمليات عن المستخدمين حسب صلاحية كل مستخدم. تظهر قائمة بالعمليات والتقارير المتاحة ضمن البرنامج بحيث يمكن للمدير حجب عملية أو تقرير عن المستخدم عن طريق إلغاء اختيار العملية أو التقرير من القائمة عندها لن يستطيع المستخدم الوصول إلى العملية أو التقرير المحدّد. وقد تم إضاف وحذف بعض الخيارات التالية:

الخيارات المضافة

•        استعراض مصادق

•        تعديل مصادق

•        حذف مصادق

•        ترحيل مصادق

•        تحضير مصادق

•        إلغاء مصادق

•        إنهاء مصادق

•        طباعة مصادق

•        إظهار نافذة مزيد

•        تعديل البيانات في نافذة مزيد بعد المصادقة

•        تغطية طلبية بيع من المستودع

•        ترحيل إلى حالة × وذلك من أجل كل حالة من الحالات المعرفة أي أن يتمكن المستخدم من النقل من أي حالة موجودة بها الكمية إلى هذه الحالة.

الخيارات المحذوفة

•        ترحيل الطلبية

•        تعديل الطلبيات المصادق عليها

•        ترحيل الطلبيات غير المصادق عليها

•        تعديل الطلبيات المنتهية أو الملغية

وقد أصبحت هذه الخيارات على مستوى نمط الطلبية.

الطلبيات

في هذه الصفحة من صفحات إدارة المستخدمين يتم تحديد الصلاحيات الممنوحة للمستخدمين لإجراء العمليات المختلفة على الأنماط المعرّفة من الطلبيات.

تم تعديل الصلاحيات التالية:

•        استعراض غير مرحل

•        تعديل غير مرحل

•        حذف غير مرحل

•        ترحيل

•        توليد سند القيد

•        ترحيل قيد

•        استعراض مرحل

•        تعديل مرحل

•        حذف مرحل

•        تعديل هدايا المواد

لتصبح كمايلي:

•        استعراض

•        تعديل

•        حذف

•        تحضير

•        توليد

•        ترحيل

•        إنهاء

•        طباعة

•        تعديل هدايا