مقدمة

سنتحدث في هذه المقالة عن الإضافات التي تمت إضافتها إلى نظام العروض الخاصة في برنامج الامين 8.0

عرض العقود

هناك نوعين من عرض العقود:

•        حسميات مستحقة مؤجلة

•        حسميات مشروطة مؤجلة

وسنتحدث في هذه المقالة عن الحسميات المشروطة المؤجلة، وهو القسم الذي تم الإضافة فيه.

الحسميات المشروطة المؤجلة

هي عرض سنوي يمنح للزبون بشروط معنيةفي حال تحقق شرط الحسم, وإلا سيتم إلغاء الحسم وذلك حسب آلية احتساب الحسم المحددة في بطاقة العرض.

إن الحسميات المشروطة المؤجلة تعتبر جزء من عرض العقود الموجودة في بطاقة عرض خاص.

يمكن الوصول إلى هذه النافذة من:

القائمة – مواد/ العروض الخاصة

وتتضمن نافذة الحسميات التالي:

جدول الحسميات المشروطة المؤجلة المتضمن الحقول التالية:

نوع القلم

يتم تحديد في هذا الحقل(مادة – مجموعة – شرط مواد).

القلم

يتم تحديده حسب نوع القلم المختار.

نوع الشرط

يتم تحديد في هذا الحقل(كمية مادة – قيمة مبيعات).

قيمة الشرط

يتم تحديد في هذا الحقل قيمة الشرط المتفق عليه.

الوحدة

يتم تحديد وحدة قيمة الشرط في حال كان نوع الشرط كمية مبيعات.

نسبة الحسم

يتم تحديد نسبة الحسم التي سيتم منحها للزبون في حال تحقق شرط الحسم .

ملاحظات: 

•        يجب على المستخدم التأكد من أن يكون لأقلام الحسميات المشروطة قيمة حسم وقيمة شرط قبل حفظ البطاقة.

•        يمكن لجدول الحسميات أن يشمل أكثر من قلم.

•        يمكن أن يتضمن عرض العقد أحد نوعي الحسم أو كلاهما.

بطاقة مورد/زبون

تستخدم هذه البطاقة لتعريف الزبائن والموردين.

يتم طلب البطاقة من:

القائمة – زبائن

فتظهر  نافذة تتضمن التالي:

حسابات

تستطيع من خلالها تحديد حساب مقابل الحسم المشروط الذي يستخدم في عملية احتساب الحسم المشروط.

مقابل الحسم

يتضمن الحسابين التاليين:

حساب مقابل الحسم المحقق

يتم تحديد حساب مقابل الحسم للزبائن المتعاقدة بعقد حسميات محققة مؤجلة, وذلك بهدف تجميع قيمة الحسم المحتسب في الفاتورة المحققة للحسميات المؤجلة المحققة في هذا الحساب.

حساب مقابل الحسم المشروط

يتم تحديد حساب مقابل الحسم المشروط للزبائن المتعاقدة بعقد حسميات مشروطة مؤجلة, وذلك بهدف تجميع قيمة الحسم المحتسب في عملية احتساب الحسم المشروط في هذا الحساب.

احتساب الحسم المشروط

عملية احتساب الحسم المشروط،تعتمد آلية احتساب الحسم المشروط على تقسيم عملية الاحتساب إلى مرحلتين:

احتساب الحسم المشروط الشهري

يتم إجراء عمليات حساب للحسم على فترات محاسبية (شهرية مثلا) من دون فحص شرط الحسم في هذه المرحلة, الهدف من عملية الاحتساب الشهري توزيع الحسميات في حال تحقق الشرط على الفترات المحاسبية وعدم تسجيلها في نهاية فترة العقد, وينتج عن عملية الاحتساب الشهري قيود محاسبية قيد لكل فترة يتم الاحتساب فيها.

يجب على المستخدم تحديد المجال الزمني لعملية الاحتساب,وذلك من خلال نافذة خيارات, وللوصول إلى هذه النافذة من:

القائمة – خيارات / العروض الخاصة

تحتوي هذه الصفحة خيارات حساب الحسم المشروط وهي:

الفترة الزمنية لحساب الحسم الشهري

من خلال هذا الخيار سيتم تحديد الفترة الزمنية للاحتساب إما شهرياً أو بتحديد المستخدم.

تفاصيل عملية الاحتساب الشهري:

•        عند تحديد الخيار “شهريا” سيقلل ذلك من احتمال الخطأ في تحديد التواريخ يدوياً والتي من الممكن أن تسبب مثلاً وجود فترات محاسبية بدون احتساب.

•        تحديد الخيار “بتحديد المستخدم” سيوفر ذلك مرونة في حال رغبة المستخدم بطلب عملية احتساب لفترات من اختياره.

–        في حال كان خيار حساب الحسم المحدد في خيارات العروض “شهريا”:

1.        يتم تحديد السنة والشهر.

2.        قيم كل من حقل السنة والشهر مرتبطة بخيارات تاريخ بداية المدة وتاريخ نهاية المدة لخيارات البرنامج، أي لا يمكن أن يتم تحديد شهر أو سنة خارح مجال تاريخ بداية المدة وتاريخ نهاية المدة. بشرط عدم السماح بتكرار رقم الشهر ضمن قائمة الشهر.

3.        لا يمكن تحديد التاريخ يدويا في هذه الحالة.

–        في حال كان خيار حساب الحسم المحدد في خيارات العروض “بتحديد المستخدم”:

1.        يتم تحديد مجال التاريخ من – إلى

2.        لا يمكن تحديد السنة أو الشهر.

•        يجب على المستخدم التأكد من أن الفترة التي تم تحديدها, لم يتم احتساب حسمها الشهري مسبقاً.

–        في حال كانت الفترة المحددة تم احتساب حسمها الشهري مسبقاً, يتم إعادة عملية الاحتساب وذلك بحذف القيد المتولد سابقا, وإعادة توليد قيد جديد، بعد إعطاء رسالة تحذيرللمستخدم توضح ذلك. ويشمل ذلك حالة التداخل بين الفترات الزمنية المحتسبة ففي حال طلب عملية الاحتساب لفترة زمنية تم احتسابها أو احتساب جزء منها في فترات زمنية أخرى يتم في هذه الحالة حذف القيود التي تمثل عملية الاحتساب السابقة.

•        لا يتم فحص شرط الحسم في هذه المرحلة.

•        يجب مراعاة تاريخ كل من بدء وانتهاء العرض ومقارنتها مع الفترة الزمنية المحددة للاحتساب، ففي حال وجود عقود مُعرفة لا تشمل المجال الزمني المحدد يتم حينها إجراء عملية احتساب للفترة التي يشملها العقد وليس لكامل الفترة المحددة.

•        يجب مراعاة الحسميات والهدايا في عملية الاحتساب لأنه يتم الحساب على الصافي بعد خصم الهدايا والحسميات.

–        الهدايا هي:

1.        الكميات الموجودة في حقل الهدايا.

2.        الكميات الموجودة في حقل الكمية وبسعر صفر.

3.        الكميات الموجودة في حقل الكمية ولها سعر ولكنها أقلام ممنوحة في عروض عدة أقلام.

•        عند احتساب الحسم الشهري يتولد عنه قيد محاسبي بقيمة الحسم حسب المبيعات المحققة في هذا الشهر، بعد خصم الهدايا والحسميات.

•        تاريخ القيد المتولد هو تاريخ آخر يوم للفترة المطلوب عملية الاحتساب لها.

•        بيان القيد المتولد يوضح مصدر القيد، مثلا “قيد متولد عن احتساب الحسم المشروط الشهري للفترة من 1-4-2011 إلى 30-4-2011 “

•        لا يسمح البرنامج للمستخدم بإضافة قيد بتاريخ قبل تاريخ تثبيت العمليات.

•        القيد المتولد يكون بين الحسابات المقابلة للحسم المحددة في بطاقات الزبائن وحسابات الحسميات المُعرفة فيلبطاقات التالية حسب الترتيب:

“حسم بطاقة العرض – حسم بطاقة المادة – حسم بطاقة المجموعة – حسم نمط الفاتورة.”

•        إن القيد المتولد يكون تفصيلي لكل قلم من الأقلام المُعرفة في بطاقة عرض الحسميات المشروطة.

•        يتم عرض رقم القيد المتولد مع إمكانية فتح وعرض القيد.

•        يتم في هذه المرحلة توليد قيد محاسبي لكل فترة محاسبية يتم طلب عملية الاحتساب لها.

احتساب الحسم المشروط السنوي

يتم في هذه المرحلة فحص شرط الحسم المعرف في بطاقة عرض العقد، وإعادة توليد القيود التي تم توليدها في مرحلة الاحتساب الشهري, لكن للأقلام المحققة لشرط الحسم فقط , أما الأقلام غير المحققة لشرط الحسم فسيتم إلغاء الحسم الذي تم تسجيله في عملية الاحتساب الشهري.

تفاصيل عملية الاحتساب السنوية:

•        يجب على المستخدم تحديد السنة المطلوبةلحساب الحسم المشروط لها.

•        يجب أن تكون السنة المحددة ضمن مجال تاريخ بداية المدة وتاريخ نهاية المدة.

•        يتم طلب احتساب الحسم مرة واحدة في نهاية العام.

•        يتم التأكد من احتساب الحسم الشهري لكل الفترات الزمنية المتضمنة بالسنة المحددة وعدم وجود فترات زمنية متقطعة ضمن السنة المحددة بدون احتساب شهري لها، وفي حال وجود فترات زمنية متقطعة غير محتسب لها حسم شهري يقوم البرنامج بإظهار رسالة خطأ بضرورة إكمال عمليات الاحتساب الشهري ويظهر فيها الفترات غير المحتسبة شهريا، ولا يكمل عملية الاحتساب السنوي.

•        يتم فحص شرط الحسم في هذه المرحلة، مع مراعاة مايلي:

–        في حال كان شرط الحسم كمية مبيعات:

يتم فحص شرط الحسم على كمية المبيعات بعد خصم كمية الهدايا منها.

–        في حال كان شرط الحسم قيمة مبيعات:

يتم فحص شرط الحسم على قيمة المبيعات الصافية بعد خصم قيمة الحسميات منها.

•        بالنسبة إلى الهدايا فيجب أن تكون:

1.        الكميات الموجودة في حقل الهدايا

2.        الكميات الموجودة في حقل الكمية وبسعر صفر

3.        الكميات الموجودة في حقل الكمية ولها سعر ولكنها أقلام ممنوحة في عروض عدة أقلام.

ملاحظة:

•        من الممكن أن يتحقق الشرط لمجموعة ولا يتحقق لمجموعة أخرى، في هذه الحالة يتم تطبيق العرض على المجموعة المحققة ويتم إلغاؤه عن المجموعة غير المحققة.

•        يجب مراعاة تاريخ تثبيت العمليات عند إعادة توليد القيود من جديد.

•        بالنسبة إلى الزبائن المحققة لشرط الحسم,فيتم متابعة العملية يدوياً أما بالنسبة الزبائن غير المحققة لشرط الحسم,فنتيجة إعادة توليد القيود تكون إلغاء الحسميات المسجلة في عملية الاحتساب الشهرية للزبائن غير المحققة لشرط الحسم.

وللوصول إلى نافذة احتساب الحسم المشروط من:

القائمة –  مواد/ العروض الخاصة

لائحة الحسميات المشروطة المحتسبة

يعرض التقرير تفاصيل الحسميات المسجلة في عملية احتساب الحسميات الشهرية و مقارنتها مع القيم الفعلية التي يجب أن تسجل للفترة المحددة.

و الهدف من المقارنة التـأكد من أن قيم الحسميات المحتسبة مطابقة للقيم الفواتير الحالية لاحتمال وجود تعديل على الفواتير أو وجود فترات منقطعة غير محتسبة في عملية احتساب الحسميات الشهرية.

للوصول إلى تقرير حساب الحسميات المشروطة من:

القائمة – مواد/ العروض الخاصة

فتظهر نافذة تتضمن:

من تاريخ/ إلى تاريخ

تستطيع الحصول  على حساب الحسميات المشروطة خلال فترة زمنية محددة يتم تحديد بدايتها ونهايتها في هاتين الخانتين.

حساب الزبائن

يمكن للمستخدم استعراض الحسميات المسجلة الخاصة بزبون معين، وذلك بتحديد اسم الزبون في هذه الخانة.

استخدام الوحدة

يتم تحديد في هذه الخانة وحدة المادة المراد عرض كميات المواد وفقها.

تفصيل حسب الفترات المحتسبة

عند تفعيل هذا الخيار, فيقوم البرنامج بعرض نتائج التقرير لكل فترة من الفترات المحتسبة شهرياً, في حال عدم تفعيل الخيار فسيتم عرض النتائج الإجمالية لكل الفترة المحددة في خيارات التقرير.

خيارات الإظهار

لتحديد ما سيتم إظهاره في نتائج التقرير من(كمية المبيعات – الوحدة – قيمة المبيعات – نسبة الحسم – قيمة الحسم المحتسبة – قيمة الحسم الحقيقية)

نتائج التقرير

بالنقر على زر معاينة يتم الانتقال إلى نافذة التقرير:

يظهر أعلى النافذة اسم التقرير المطلوب تليه تاريخ بداية و نهاية التقرير.

يظهر في العمود الأول اسم الزبون, و في العمود الثاني الفترة وفي الثالث قلم الشرط (مادة – مجموعة – شرط : حسب التعريف في بطاقة العرض)

1.        كمية المبيعات(الكمية الصافية للمبيعات أي بعد خصم الهدايا)

2.        الوحدة

3.        قيمة المبيعات(القيمة الصافية للمبيعات أي بعد خصم الحسميات)

4.        نسبة الحسم (النسبة المعرفة في شرط الحسم)

5.        قيمة الحسمالمحتسبة (القيمة المحتسبة للفترة المحددة في عمليات الاحتساب الشهري)

6.        قيمة الحسم الحقيقية (حساب القيمة للفترة المحددة من الفواتير )

7.        يتم حساب القيمة من الفواتير بهدف معرفة الفرق بين قيم الحسم المحتسبة في عملية الحساب الشهرية وقيم الحسم من الفواتير بهدف التأكد من عدم وجود فترات محاسبية متقطعة غير محسوبة أو فواتير معدلة بعد عملية الاحتساب.

و في العمود الرابع مجموع الحسم (مجموع الحسم الذي تم تحريكه في حساب مقابل الحسم نتيجة عمليات احتساب الحسم الشهري)

سطر الإجمالي

1.        سطر الإجمالي يعرض معلومات إجمالية لكل زبون من الزبائن.

2.        الفترة للإجمالي هي من بداية الفترة الأولى ونهاية الفترة الأخيرة.

3.        قيم الإجمالي هي مجموع القيم المفصلة، باستثناء إجمالي قيمة الحسم الحقيقية يتم حسابها من الفواتير لفترة الإجمالي لاحتمال وجود فترات منقطعة غير محتسب لها الحسم الشهري

4.        سيتم تمييز سطر الإجمالي لكل زبون بلون مختلف للتوضيح والتمييز بينه وبين الأسطر التفصيلية هذا في حال تحديد خيار التفصيل.

5.        سيتم تمييز سطر الإجمالي الذي يحوي فرق بين قيمة الحسم المحتسبة والحقيقية بلون مختلف آخر للتوضيح والتأكيد على وجود مشكلة في احتساب الحسميات للزبون المحدد.

فيمايلي طريقة عرض نتائج التقرير موضحة في جدول المثال.

التقريرالتالي يعرض مبيعات كل مجموعة مواد مع كل من قيمة الحسم المحتسبة في حساب الحسميات الشهري وقيمة الحسم المحتسبة من الفواتير.

نتائج التقرير تبين وجود فرق بين قيم الحسم المحتسبة والفعلية لأحد الزبائن الأمر الذي يتطلب إعادة طلب عمليات الاحتساب الشهرية.

وجود الفرق قد يكون بسبب تعديل في الفواتير أو وجود فترات غير محتسب لها الحسم.

تقرير نسبة تحقيق الحسميات المشروطة

يعرض التقرير تفاصيل شرط الحسميات مع القيم المحققة للشرط بهدف معرفة نسبة تحقيق الشرط ومقارنتها مع النسبة المتوقعة لتاريخ طلب التقرير.

للوصول إلى هذا التقرير من:

القائمة –  مواد/ العروض الخاصة

لتظهر لك نافذة تتضمن:

من تاريخ/ إلى تاريخ

تستطيع الحصول على تقرير نسبة تحقيق الحسميات المشروطة خلال فترة زمنية محددة يتم تحديد بدايتها ونهايتها في هاتين الخانتين.

حساب الزبائن

يمكن للمستخدم استعراض الحسميات المسجلة الخاصة بزبون معين، وذلك بتحديد اسم الزبون في هذه الخانة.

استخدام الوحدة

يتم تحديد في هذه الخانة وحدة المادة المراد عرض كميات المواد وفقها.

خيارات الإظهار

لتحديد ما سيتم إظهاره في نتائج التقرير من(نوع الشرط – قيمة الشرط – المحقق – الباقي – الوحدة – النسبة المحققة – النسبة المتوقعة – نسبة حسم الشرط – قيمة الحسم المحتسبة – قيمة الحسم المحققة.)

نتائج التقرير

بالنقر على زر معاينة يتم الانتقال إلى نافذة التقرير:

يظهر في العمود الأول اسم الزبون, و في العمود الثاني قلم الشرط (مجموعة – شرط مواد – مادة : حسب التعريف في بطاقة العرض), وفي الثالث نوع الشرط (حسب تعريف الشرط في بطاقة العرض), وفي العمود الرابع قيمة الشرط (حسب تعريف الشرط في بطاقة العرض), وفي العمود الخامس المحقق (الصافي من الفواتير بعد مراعاة الحسميات والهدايا), وفي السادس الباقي (الباقي = قيمة الشرط – المحقق) ومن ثم الوحدة والنسبة المحققة (هي نسبة تحقيق الشرط المحققة وذلك من نسبة المحقق من قيمة الشرط), والنسبة المتوقعة(هي نسبة تحقيق الشرط المتوقعة وذلك من نسبة المدة الزمنية المحددة في التقرير إلى نسبة المدة الزمنية المحددة في بطاقة عرض العقد),ونسبة حسم الشرط (حسب تعريف الشرط في بطاقة العرض), وقيمة الحسم المحتسبة (عرض القيمة المحتسبة في عملية احتساب الحسميات الشهرية) وأخيراً قيمة الحسم المحققة (قيمة الحسم المحققة = المحقق * نسبة حسم الشرط).