مقدمة

سنتحدث في هذه المقالة عن الميزات الجديدةالتي تمت إضافتها على برنامج الأمين من خلال مشروع Ameen 8.0d، وقد تم إضافة هذه الميزات إلى عدد من أقسام البرنامج وهي:

1. البطاقات
2. الدلائل
3. العمليات
4. التقارير
5. وقائمة ادوات

البطاقات

بطاقة المادة

يجب على المستخدم إدخال بطاقة لكل مادة تتعامل معها في عمليات البيع والشراء والتصنيع من مواد أولية أو من مواد جاهزة، ويتم إدخال بطاقات المواد عن طريق نافذة بطاقة مادة التي يمكن طلبها من:

القائمة – مواد

بطاقة مادة – خيارات

هذه الخيارات تتعلق بتعريف نوع المادة مستودعية، خدمية،أو أصل ثابت و بتعريف تحديدات المواد التي تحمل تاريخ إنتاج معين أو ذات الأرقام تسلسلية.

عند طلب صفحة خيارات في بطاقة المادةتظهر نافذة تتضمن الإضافات التالية:

الكمية في الفاتورة كمية صحيحة

عند تفعيل هذا الخيار، لا يمكن للمستخدم في الفاتورة تحديد كمية المادة إلا بالكمية الصحيحة من دون فواصل. إن الحالة الافتراضية للخيار هو “لا”.

•        في حال كانت قيمة الخيار هي “نعم” لا يمكن إدخال كمية للمادة برقم حقيقي يحوي فواصل وتكون الكمية رقم صحيح.

•        في حال كانت قيمة الخيار هي “لا” لايكون هناك أي قيود في إدخال كمية المادة في الفاتورة.

الدلائل

دليل الحسابات

يستخدم هذا الدليل لإضافة حسابات جديدة أو التعديل على مواصفات حسابات موجودة أو حذف حسابات موجودة أو تغيير نوع أحد الحسابات.

يمكن للمستخدم الإطلاع على دليل الحسابات من:

القائمة – حسابات

وتضمن النافذة الإضافات التالية:

شريط الأدوات

قائمة الأوامر

يمكن إظهار قائمة الأوامر عن طريق النقر بالزر الأيمن للفأرة على شريط العنوان (هو الشريط الأزرق العلوي للنافذة). وقد تم إضافة أمر إلى قائمة الأوامر السريعة الخاصة بدليل الحسابات، وهو:

إظهار الحسابات المتحركة فقط

يستخدم هذا الأمر لإظهار الحسابات المتحركة فقط، حالة الخيار الافتراضية عند فتح دليل الحسابات مرتبطة بحالة الخيار الأخيرة عند إغلاق الدليل وذلك في حال تم تغيير حالة الخيار من المستخدم سابقاً، أما في حال تغيير حالة الخيار تكون الحالة الافتراضية للخيار هي “لا”.

في حال عدم تفعيل الخيار لا يكون هناك أي تعديل ويتم إظهار جميع الحسابات في دليل الحسابات، أما في حال تفعيل الخيار يتم إظهار:

•        الحسابات الفرعية التي لها حركة.

•        الحسابات الرئيسية التي تحوي حسابات فرعية لها حركة.

•        الحسابات الرئيسية التي تحوي حسابات، هذه الحسابات ظاهرة لأنها تحوي حسابات فرعية لها حركة أو تحوي حسابات رئيسية لها حسابات فرعية لها حركة.

•        يتم تحديث بيانات الدليل عند كل تغيير لحالة الخيار.

•        عند إغلاق الدليل يتم حفظ حالة الخيار الاخيرة ليتم استخدامها كقيمة افتراضية للخيار في حال فتح دليل الحسابات من جديد.

عمليات

شروط الدفع

يقصد بشروط الدفع تحديد الفترة الزمنية التي تصبح بعدها الفاتورةالآجلة مستحقة الدفع، ويمكن للمستخدم اتخاذ إجراءات معيّنة في حال تجاوز المستخدم الفترة المحدّدة أو تم دفع الفاتورة قبل انتهاء الفترة.

يمكن طلب هذه النافذة من:

• القائمة – ادوات/ إدارة الانماط
• القائمة – فاتورة
• القائمة – زبائن/بطاقة زبون/مورد

عند طلب شروط الدفع تظهر نافذة، تتضمن الإضافات التالية:

طريقة الدفع

عند النقر على السهم الموجود على طرف النافذة تظهر قائمة منسدلة وهي طريقة دفع الفاتورة، تم إضافة إلى هذه القائمة خيار جديد هو “يستحق في تاريخ محدد”.

جدول الحسم

تاريخ الاستحقاق

يتم تحديد في هذه الخانة تاريخ استحقاق الفاتورة، ويجب أن تكون هذه الخانة مرتبطة في تحديد خيار يستحق الدفع في تاريخ محدد.

أما في نافذة الفاتورة: (في حال تفعيل خيارات شروط الدفع لكل من نمط الفاتورة وخيارات الأمين)

•         في حال تحديد زبون ليس له تاريخ استحقاق في بطاقة الزبون وكان لنمط الفاتورة تاريخ استحقاق محدد في النمط يظهر في الفاتورة تاريخ الاستحقاق المحدد في النمط.

•        في حال تحديد زبون محدد له تاريخ استحقاق في بطاقة الزبون يظهر في الفاتورة تاريخ الاستحقاق المحدد في بطاقة الزبون حتى ولو كان لنمط الفاتورة تاريخ استحقاق محدد في نافذة النمط.

•        في حال استعراض فاتورة محدد لها تاريخ استحقاق يظهر تاريخ الاستحقاق في نافذة الفاتورة.

•        في حال فتح نافذة شروط الدفع لفاتورة محدد لها تاريخ الاستحقاق تكون طريقة الدفع المحددة هي يستحق في تاريخ محدد ويتم إظهار حقل التاريخ وعرض تاريخ الاستحقاق المحدد.

فاتورة التجميع

تشبه فواتير التجميع من حيث تعريفها وتحديد خصائصها فاتورة البيع والشراء العادية من حيث وجود جدول للمواد والحسميات والإضافات. إلّا أن هذه الفواتير تستخدم حصراً لإجراء عملية تجميع لإحدى المواد أي تركيب منتج معيّن باستخدام عدد من المنتجات الأخرى (مواد أولية) وفق ما تم تحديده في بطاقة هذا المنتج.

أي أن دور هذه الفاتورة هي إثبات إخراج المواد المستهلكة (الموادالأولية) وإثبات دخول المواد الناتجة إلى المستودعات.

ستظهر فواتير التجميع التي يتم تعريفها من قبل المستخدمين في:

القائمة – فاتورة

وقد تم إضافة إلى هذه الفاتورة نافذة المعلومات التي يمكن من خلالها إظهار مكونات المادة الخاصة بفاتورة التجميع بهدف عرض معلومات عن المادة المحددة.

إن المعلومات التي يتم إظهار في هذه النافذة هي نفس معلومات المادة التي تظهر عادة عند تحديد مادة من مواد الفاتورة.

تقارير

تقارير المواد

تقرير ايام الانقطاع عن العمل

يقوم هذا التقرير بعرض تواريخ أيام الانقطاع عن العمل، وهي الايام التي لا تحوي مدخلات حسب خيارات التقرير التي يتم تحديدها.

يتم طلب التقرير من:

القائمة – مواد/تقارير تحليلية

لتظهر نافذة، تتضمن مايلي:

من تاريخ/إلى تاريخ

لعرض أيام الانقطاع عن العمل خلال فترة زمنية محددة.

خيارات التقرير

يجب التأكد من تحديد خيار واحد من خيارات التقرير على الأقل، وهي:

•        الفواتير المرحلة

•        الفواتير غير المرحلة

•        الفواتير التي لها قيود

•        الفواتير التي ليس لها قيود

•        القيود المرحلة

•        القيود غير المرحلة

مصادر التقرير

تشمل جميع مصادر التقرير المعرفة في الأمين، ويجب التأكد من تحديد مصدر واحد من مصادر التقرير على الأقل.

معاينة

بالنقر على زر معاينة يتم الانتقال إلى نافذة التقرير:

يظهر أعلى النافذة عنوان التقرير: تقرير أيام الانقطاع عن العمل، مجال التاريخ: المجال المعرف في خيارات التقرير.

يظهر في العمود الأول حقل تسلسل: يحوي رقم تسلسلي لنتائج التقرير وفي العمود الثاني مجال التاريخ: المجال المعرف في خيارات التقرير.

وفي أسفل التقرير مجموع عدد أيام الانقطاع عن العمل.

تقارير الحسابات

يتم الوصول إلى تقارير الحسابات من:

القائمة – حسابات

وتتضمن تقارير الحسابات التالي:

فروقات أسعار الصرف

في حال عدم اعتماد سعر صرف واحد للعملات خلال الفترة المحاسبية قد يحصل فرق بين رصيد العملة الأصلية والعملة الأجنبية بسبب اختلاف سعر الصرف في آخر الفترة المحاسبية عن ذلك (أو عن أسعار الصرف) المستخدم عند تحرك الحساب خلال تلك الفترة.

لاكتشاف هذه الفروقات وتوليد سند قيد لتسويتها يتم استخدام هذا التقرير.

ويعرض التقرير رصيد الحساب بالعملة الأساسية وفق أسعار الصرف المعتمدة في حركة هذا الحساب ويقوم بحساب الفرق بين رصيد هذا الحساب وفق أسعار التعادل الحالية والرصيد المذكور أولاً.

يمكن طلب تقرير فروقات أسعار الصرف من:

القائمة – حسابات/ العملات

وتتضمن نافذة فروقات أسعار الصرف الإضافات التالية:

خيارات التقرير

تم إضافة إلى خياريين إلى خيارات التقرير وهي:

•        خيار عرض تفصيلي.

•        خيار إظهار فقط القيود التي لها فروقات أسعار صرف.

–        في حال كانت حالة خيار عرض تفصيلي “لا”:

لا يتم إجراء أي تغيير في نتائج التقرير.

يكون خيار “إظهار فقط القيود التي لها فروقات أسعار صرف” غير فعال.

–        في حال كانت حالة خيار عرض تفصيلي هي “نعم”:

لا يتم إجراء أي تغيير في عملية توليد القيد أو في عملية حساب الفرق.

يكون خيار “إظهار فقط القيود التي لها فروقات أسعار صرف ” فعال.

يتم عرض تفاصيل الحساب أي سندات القيد الخاصة بهذا الحساب مع حساب إجمالي الفرق لكل سند.

في نتائج التقرير تم إضافة حقول جديدة وهي:

رقم السند يعرض رقم السند الخاص بتفاصيل الحساب.

تاريخ السند يعرض تاريخ السند الخاص بتفاصيل الحساب.

القائمة المختصرة الخاصة بالتفاصيل تختلف عن القائمة المختصرة الخاصة بأسطر الحساب، وهي تحوي أمر واحد افتراضي هو أمر عرض القيد عند طلب عرض القيد يتم فتح نافذة القيد الخاصة برقم السند المحدد في التفاصيل.

–        في حال كانت حالة خيار إظهار فقط القيود التي لها فروقات أسعار “نعم”

يتم إظهار التفاصيل التي يكون فيها حقل إجمالي الفرق لايساوي الصفر.

تقارير الأوراق المالية

تقرير الأوراق المالية المستحقة

يستخدم هذا التقرير لمعرفة رصيد الأوراق المالية التي ستستحق خلال فترة زمنية معيّنة. ويساعد هذا التقرير على مراقبة رصيد هذه الأوراق حتى لا تتجاوز الرصيد الذي سيغطيها في البنك أو ليقوم المدير بزيادة رصيد البنك ليغطي هذه الأوراق في تاريخ استحقاقها.

يمكن طلب هذا التقرير من:

القائمة – سندات

وقد تمت إضافة بعض التعديلات على معاينة التقرير المتعلقة بطريقة العرض عند الفرز حسب اسم الحساب.

•        عرض حقل الحساب في أول حقل من حقول التقرير.

•        عرض اسم الحساب في السطر الأول من الأسطر الخاصة باسم الحساب.

•        عدم السماح بتكرار عرض اسم الحساب لباقي الأسطر الخاصة باسم الحساب.

قائمة ادوات

إدارة

إدارة المستخدمين

يستطيع المدير إضافة مستخدم جديد إلى قائمة مستخدمي البرنامج ومنحه صلاحيات تخوله الوصول إلى بعض موارد البرنامج، وكما يستطيع التعديل على خصائص مستخدم معرف مسبقاً،أو حذف أحد المستخدمين….عن طريق إدارة المستخدمين. ولكي يتمكن من إدارة المستخدمين بالشكل المطلوب عليه أولاً أن يدرك بنية الحماية الموجودة في البرنامج، حيث تقسم الحماية في البرنامج إلى عدة مستويات ويطلق عليها اسم درجة السريّة.

يتم الوصول إلى نافذة إدارة المستخدمين من:

القائمة – أدوات/إدارة

وتتضمن النافذة الإضافات التالية:

الحسم الأعظمي

تم إضافة صلاحية الحسم الأعظمي لكل مستخدم على مستوى كل نمط فاتورة

في نافذة إدارة المستخدمين

•        إضافة جدول يحوي حقلين حقل أنماط الفواتير وحقل الحسم الأعظمي.

•        حقل أنماط الفواتير يحوي قائمة بجميع الأنماط المعرفة ولا يمكن للمستخدم التعديل في هذا الحقل.

•        حقل الحسم الأعظمي يتم فيه إدخال نسبة الحسم الأعظمي المسموحة لنمط الفاتورة.

في نافذة الفاتورة

•        في حال تحديد نسبة حسم أعظمي لنمط الفاتورة يتم اعتماده في الفاتورة.

•        في حال عدم تحديد نسبة حسم أعظمي لنمط الفاتورة يتم اعتماد نسبة الحسم الأعظمي المحددة للمستخدم بشكل عام.

إدارة الأنماط

يعد هذا القسم من أهم الأجزاء الموجودة ضمن برنامج الأمين، حيث تستطيع من خلاله تعريف وتخصيص مواصفات كافة أنواع الحركات، والتي ستستخدمها في نشاط شركة اليومي.

من خلال هذا القسم يمكن للمستخدم إضافة أنماط جديدة من الحركات أو الاعتماد على بعض الأنماط الموجودة و استعراض أو حذف إحدى هذه الأنماط.

وقد تم إضافة خيارات جديدة إلى بعض الأنماط وهي:

أنماط الفواتير

يمكن للمدير فقط أو الشخص الذي يمتلك كافة الصلاحيات أن يقوم بإضافة أو حذف أو تعديل خصائص الأنماط الموجودة من الفواتير.

ومن خلال هذا القسم ضمن إدارة الأنماط يمكن تعريف كافة أنماط الفواتير التي ستجري بواسطتها حركة المواد ضمن مستودعات.

ويتم الوصول إلى نافذة أنماط الفواتير من:

القائمة – أدوات/إدارة/أنماط الفواتير

لتظهر نافذة خصائص الفواتير والتي تتضمن الإضافات التالية:

قيم الافتراضية

العملة

يتم تحديد في هذه الخانة العملة الافتراضية لنمط الفاتورة.

الفرع

يتم تحديد في هذه الخانة القيمة الافتراضية لحقل الفرع الخاص بالفاتورة.

تاريخ تثبيت الفواتير

يتم تحديد في هذا الحقل تاريخ تثبيت الفواتير لنمط الفاتورة، وإن القيمة الافتراضية لهذا الخيار هي “بدون” .

خصائص الفواتير

تثبيت القيم الافتراضية

بتفعيل هذا الخيار لا يمكن للمستخدم تغيير القيم الافتراضية المحددة للنمط في الفاتورة، وإن القيمة الافتراضية لهذا الخيار هي “لا”.

القيم الافتراضية الخاصة بنمط الفاتورة والمرتبطة بخيار تثبيت القيم الافتراضية هي:

•        الحسابات الافتراضية

•        المستودع الافتراضي

•        الفرع الافتراضي

•        رقم الفاتورة

في حال كانت قيمة خيار تثبيت القيم الافتراضية هي “نعم” لا يمكن للمستخدم تعديل حقول القيم الافتراضية وتكون حالة هذه الحقول هي:

1.        حقل رقم الفاتورة:

الحقل فعال وذلك للاستفادة من ميزة البحث والانتقال إلى فاتورة عن طريق حقل الرقم.

في عملية الإضافة يتم تجاهل الرقم المدخل من المستخدم وتوليد رقم تلقائيا.

في عملية التعديل يتم تجاهل الرقم المدخل من المستخدم والتعديل بنفس رقم الفاتورة المخزن مسبقا.

2.        حقل الفرع الافتراضي: الحقل غير فعال، ويحوي الفرع المحدد ضمن النمط.

3.        حقل المستودع الافتراضي: الحقل غير فعال، ويحوي المستودع المحدد ضمن النمط.

4.        الحسابات الافتراضية:

حالة حقول الحسابات الافتراضية الموجودة في نافذة مزيد هي غير فعالة، وهذه الحقول هي:

•        المواد

•        حسميات الأقلام

•        إضافات الأقلام

•        القيمة المضافة

•        التكلفة

•        المخزون

•        الهدايا

•        مقابل الهدايا

حالة حقل حساب العميل في الفاتورة هي غير فعال.

حالة حقل الحساب في جدول حسميات وإضافات الفاتورة هي غير فعال وذلك لإلغاء إمكانية تعديل الحساب المحدد بشكل افتراضي أو إضافة حساب جديد إلى جدول الحسميات والإضافات.

أنماط السندات

يستطيع المدير إضافة نمط سند جديد إلى قائمة سندات البرنامج لتتم عملية توليد القيود وفقها أو التعديل على خصائص نمط معرف مسبقاً، كما أن التعديل على أي خاصية من خصائص السندات يجري عن طريق خصائص السندات أيضا.

يمكن الوصول إلى خصائص السندات عن طريق:

القائمة – أدوات/إدارة/انماط السندات

لتظهر نافذة أنماط السندات والتي تتضمن الإضافات التالية:

الفرع الافتراضي

يتم تحديد في هذه الخانة القيمة الافتراضية لحقل الفرع الخاص بالسند.

تثبيت الرقم

في حال كانت قيمة خيار تثبيت الرقم هي “نعم”:

تكون حالة حقل الرقم هي “فعال”وذلك للاستفادة من ميزة البحث والانتقال إلى سند عن طريق حقل الرقم.

في عملية الإضافة يتم تجاهل الرقم المدخل من المستخدم وتوليد رقم تلقائيا.

في عملية التعديل يتم تجاهل الرقم المدخل من المستخدم والتعديل بنفس رقم السند المخزن.

تثبيت الفرع

يمكن من خلال هذه الخانة تغيير فرع السند في نافذة السند. ويمكن للمستخدم تعديل قيمة تثبيت الفرع في حال كانت القيمة مرتبطة بتحديد قيمة حقل الفرع الافتراضي، ففي حال تحديد قيمة الفرع الافتراضي يكون للمستخدم إمكانية تعديل قيمة خيار تثبيت الفرع، أما في حال عدم تحديد قيمة الفرع الافتراضي لا يستطيع المستخدم تعديل قيمة خيار تثبيت الفرع وتكون قيمة الخيار في هذه الحالة “نعم” وحالة الخيار هي “غير فعال”.

تثبيت تاريخ إضافة السند

عند تفعيل هذا الخيار يتم تحديدإمكانية تغيير تاريخ السند في نافذة السند،إن القيمة الافتراضية لخيار تثبيتإضافة السند هي “لا”.

في حال كانت قيمة خيار تثبيت الرقم هي “نعم”:

تكون حالة حقل الرقم هي “فعال”وذلك للاستفادة من ميزة البحث والانتقال إلى سند عن طريق حقل الرقم.

في عملية الإضافة يتم تجاهل الرقم المدخل من المستخدم وتوليد رقم تلقائيا.

في عملية التعديل يتم تجاهل الرقم المدخل من المستخدم والتعديل بنفس رقم السند المخزن.

في حال كانت قيمة خيار تثبيت تاريخ إضافة السند هي “نعم” لا يمكن للمستخدم تعديل حقل التاريخ وتكون حالة حقل التاريخ هي “غير فعال”، وتكون قيمة حقل التاريخ هي تاريخ المخدم في لحظة إضافة السند.

تاريخ تثبيت السندات

عند تفعيل هذا الخيار يتم تحديد تاريخ تثبيت السندات لنمط السند، إن القيمة الافتراضية لخيار تاريخ تثبيت السندات هو “بدون”.