الدوام اليومي ومعالجته وخفاياه

قائمة الدوام

وهذه القائمة مختصة بدوام الموظفين اليومي والشهري وتطبيق ورديات الدوام وسنبدأ بالأمر الأول الدوام اليومي.

الدوام اليومي

من قائمة الدوام | الدوام اليومي أو من ضغط ايقونة الدوام اليومي من سطح مكتب البرنامج أو من ضغط توليفة مفاتيح الكيبورد (بعد اختيار لغة لوحة المفاتيح هي اللغة الإنكليزية من نظام الويندوز) Ctr + Num + 0 (الصورة رقم 1 من الشكل أدناه) فتظهر لنا (الصورة رقم 2) جدول الحركة اليومية ويكون فارغاً من أي حركة دخول أو خروج وسنبدأ بدراسة طرق إدخال حركات الدخول والخروج (البصمات) إلى البرنامج بدايةً من تفريغ جهاز البصمة المعرف على البرنامج والموجود في الشركة (في حال وجوده).

بالوقوف داخل هذه النافذة والضغط بزر الماوس اليميني ستظهر قائمة بأجهزة مراقبة الدوام المغناطيسية والبصمات التي يتعامل معها البرنامج (الصورة رقم 3 وسيتم دراسة هذه الأجهزة وكيفية تعريفها على البرنامج في ملحق بنهاية هذا الدليل) نختار جهاز البصمة المعرف لدينا على البرنامج (وليكن مثلاً جهاز البصمة T6) فيظهر لنا الصورة رقم 4 من الشكل أدناه نختار زر استيراد ليتم استيراد البصمات لتاريخه.

بعد الضغط على زر استيراد ننتظر حتى ظهور البصمات وإعلامنا بنجاح عملية الاستيراد وعدد البصمات المستوردة (الصورة رقم 2 من الشكل أدناه) نضغط موافق فيظهر لنا الشكل التالي والذي يتم سؤالنا فيه هل نريد إفراغ جهاز البصمات من البصمات المخزنة فيه أم نريد ان ندعهم مخزنين فيه نختار موافق إذا كنا نريد إفراغ جهاز البصمات أو نختار إلغاء الأمر إن كنا لا نريد ذلك (الصورة رقم 4 من الشكل أدناه).

ثم نضغط على زر إغلاق من شاشة الاستيراد من جهاز T6 (الصورة رقم 2 من الشكل أعلاه).

زر تصدير إلى ملف الموجود في (الصورة رقم 2) من الشكل أعلاه ضمن الإطار الأحمر تفيد في حال أردنا الاحتفاظ بنسخة عن البصمات المستوردة من جهاز البصمة ضمن ملف نصي.

بذلك يكون قد تم استيراد البصمات إلى جدول خاص في البرنامج ولكنا إلى الآن لم نرفع هذه البصمات إلى صفحة الدوام اليومي لعمل ذلك نقوم بداية باختيار التاريخ الذي نريد فيه رفع البصمات في أعلى صفحة الدوام اليومي (لأننا قد نكون لم نستورد هذه البصمات من عدة أيام) ثم نضغط على زر توليد جدول الدوام (الموجود في أسفل صفحة الدوام اليومي ضمن الإطار الأحمر في الشكل أدناه) فيظهر لنا شكل مشابه للشكل في الأسفل.

بالضغط على زر إضافة في أسفل الصفحة ضمن الإطار الأحمر في الشكل أعلاه نكون قد أتممنا استيراد حركات الدخول والخروج بواسطة جهاز البصمة T6(إن صفحة الدوام اليومية هذه المحفوظة ستبقى مستقلة وبعيدة عن أي تغيير أو تعديل في البصمات أو أي أمر آخر مادامت محفوظة مالم نقم بإعادة توليدها مرة أخرى).

ملاحظة هامة: يجب أن يكون رقم البصمة في جهاز البصمة مساوٍ لرقم البصمة في صفحة البطاقة الشخصية في برنامج الموارد البشرية لكل شخص معرف على البرنامج.

كا يمكننا من إدخال حركات الدخول والخروج بواسطة الضغط على زر توليد جدول يدوي في أسفل صفحة الدوام اليومي (ضمن الإطار الأخضر في الشكل أعلاه) حيث يقوم هذا الزر بوضع ساعة دخول وخروج لكافة الأشخاص المعرفة كل حسب بطاقة الوردية المعرفة له حيث يضع لهم ساعة دخول هي ساعة بداية الدوام للوردية وساعة خروج هي ساعة نهاية دوام الوردية (ويتم استخدام هذا الأمر في حال عدم وجود جهاز بصمة آلي أو تعطل جهاز البصمة ثم نقوم بالتعديل اليدوي لساعات الدخول والخروج للأشخاص المتأخرة في الحضور أو الخروج) ثم نضغط زر إضافة في أسفل صفحة الدوام اليومي.

كذلك الأمر يمكننا ذلك بواسطة الضغط على زر استيراد البطاقات والمتواجد أسفل صفحة الدوام اليومي (ضمن الإطار الأخضر في الشكل أعلاه) ووظيفة هذا الزر استيراد أوقات الحركات (البصمات) من ملف نصي ونستخدم هذا الزر في حالة كون جهاز البصمة غير موصول بالبرنامج عن طريق الشبكة حيث نقوم باستيراد البصمات من جهاز البصمة عن طريق وحدة تخزين صغيرة (فلاشه) ثم نقوم بنسخ الملف إلى جهاز الحاسب وهو يأتي باسم

1_1attlog.dat

ثم نقوم بضغط زر استيراد البطاقات فتظهر لنا نافذة استيراد البطاقات من الملف النصي (الصورة رقم 2 من الشكل أعلاه) حيث نضغط زر استعراض لاختيار الملف النصي المطلوب ثم نختار جهاز البصمة الافتراضي والذي يكون به تعريف بيانات هذا الملف النصي من خلال الضغط على رمز المكبرة في (الصورة رقم 2) من الشكل أعلاه (سنتعرف على كيفية تعريف البيانات عند التعرض لقائمة أدوات | إعدادات جهاز الدوام) ثم موافق فيتم استيراد حركات البصمات وبذلك نكون قد أتممنا طرق ادخال حركات الدخول والخروج إلى صفحة الدوام اليومي.

بعد إدخال الحركات واختيار تاريخ اليوم وتوليد الحركات اليومية وإضافة هذه اليومية إلى جدول اليوميات نجد صفحة اليومية كما يلي:

نلاحظ في الصفحة أعلاه بأن هناك أشخاص قد قاموا بإدخال حركة واحدة ولم يتم إدخال الحركة الثانية وهناك اشخاص قد قاموا بإدخال أكثر من حركة واشخاص معينة لم يتم إدخال اي حركة لهم وأن هناك ما هو باللون الأحمر وما هو باللون الأسود.

كيف سيتم معالجة هذه الامور وكيف سيتم تصحيح هذه الحركات ومن ثم حفظ هذه الصفحة بشكل صحيح هذا ما سنتابعه معاً بإذن الله تعالى فلنتابع إذاً.

الآن للتعديل على حركات أي موظف نقوم بوضع مؤشر الماوس امام اسم الموظف المراد تعديل حركات دوامه تحت عمود دخول او خروج ونضغط بزر الماوس الأيسر فيظهر لنا صفحة تصحيح حركات الدوام التالية:

حيث يجب أن نتأكد من التاريخ واسم الشخص فنلاحظ هنا مثلاً أنه توجد حركة خروج ولا توجد له حركة دخول نقوم بإدخال وقت الدخول وتاريخ الحركة ودوام اليوم بالشكل الصحيح فنلاحظ ظهور إشارة صح أمام الحركة تحت تصحيح يدوي ضمن الإطار الأحمر في الشكل أدناه دليل أن هذه الحركة قد تم وضعها يدويا ولم يتم سحبها بشكل آلي ثم نضغط تعديل ثم موافق:

ثم إغلاق فنلاحظ بأن الحركة قد ظهرت بصفحة الدوام اليومي وتغير اللون الأحمر دليل أن الحركات قد اكتملت.

ملاحظة: في حال كون هناك حركات زيادة نقوم بإلغاء الحركة الزائدة أو الحركات الزائدة ثم نضغط زر التعديل

بالنسبة للأشخاص الذين لم يقوموا بتسجيل أي حركة نقوم بوضع مؤشر الماوس أمام اسم الشخص تحت عمود الحالة ونضغط بالزر الأيسر للماوس فيظهر لنا مربع صغير بالضغط عليه تظهر لنا قائمة بحالات الغياب من أنواع الإجازات إلى المهمات نختار الحالة التي نريد تغير حالة الموظف إليها ولتكن مثلا إجازة مرضية فعند اختيارها نجدها تظهر في صفحة الدوام اليومي في عمود الحالة أمام اسم الشخص كما هو واضح في الشكل أدناه.

لتعديل التأخر أو الغياب أو الخروج المبكر وتحديد نوعه إن كان إجازة ساعية أو مهمة أو…إلخ نقف أمام اسم الشخص تحت عنوان نوع التأخر أو نوع الغياب أو نوع الخروج المبكر ونضغط بزر الماوس فيطهر مربع صغير بالضغط عليه يظهر لنا مربع لتحديد النوع المطلوب نختاره فيظهر في حقل النوع كما في الشكل أدناه.

ملاحظة هامة: يجب الضغط على زر تعديل الموجود أسفل صفحة الدوام اليومي لتثبيت أي تعديل نقوم به في هذه الصفحة.

بعد الضغط على زر التعديل ثم زر حساب الدوام نلاحظ بأن الإجازة الساعية أو المهمات الساعية قد انتقلت من حقول التأخر أو الغياب إلى حقل الإجازات الساعية أو المهمات الساعية كما هو واضح أدناه.

الآن بعد ضغط زر التعديل يمكننا استعراض الإجازات الساعية أو اليومية وكذلك المهمات الساعية بواسطة الأزرار الموجودة أسفل شاشة ادخال الدوام اليومي كما يلي:

عند الضغط على زر الإجازات الساعية يظهر لنا قائمة الأشخاص الذين قاموا بتسجيل اجازة ساعية لهذا اليوم بالضغط على أي اسم تظهر لنا شاشة أخرى لتعديل هذه الإجازة زيادة أو نقصان أو تعديل تاريخها أو نوعها أو حذفها وبعد إتمام عملية التعديل نضغط زر تعديل كما في الشكل التالي:

كذلك بالنسبة لزر الإجازات اليومية نفس الكلام السابق

وزر المهمات الساعية كذلك

أما بالنسبة لزر معاينة فيتم به استعراض صفحة الدوام اليومي لحفظها وتصديرها أو طباعتها ولرؤية الصفحة كما تظهر على الطابعة نضغط على زر معاينة في اعلى الصفحة الناتجة ومن ثم الضغط على زر الموسوم بالطابعة في أعلى الصفحة كما في الشكل أدناه:

بقي لدينا زر إضافة ويستخدم لإضافة صفحة الدوام اليومي التي قمنا بتوليدها وزر جديد يستخدم لفتح صفحة دوام يومي جديدة فارغة وزر تعديل يستخدم لتثبيت كافة التعديلات التي قمنا بها في هذه الصفحة وزر حذف لحذف هذه الصفحة التي نقف عليها.

ملاحظة: إن حذف صفحة الدوام اليومي لا تحذف بصمات الموظف المدخلة إذ بإمكاننا توليدها مرة أخرى ولكن تحذف التعديلات التي قمن بها على هذه الصفحة.

كما أنه في أسفل صفحة الدوام اليومي وقوق الأزرار نلاحظ خلاصة صغيرة تخبرنا عن عدد الحضور وعدد الغياب وعدد المهمات وعدد الإجازات …إلخ كما يلي:

بالنسبة لصفحات الإجازات الساعية واليومية وصفحة المهمات الساعية التي ظهرت معنا سنقوم بشرحها بالتفصيل بإذن الله في مواضيع تالية.

ملاحظات

ا- لتجميد اعمدة أو أسطر في صفحة الدوام اليومي عند التحرك في هذه الصفحة يمنة ويسرة أو نحو الأعلى والأسفل (مع إبقاء أعمدة الاسم مثلاً ثابتة والأسطر الاولى مثلاً ثابتة) ندخل إلى صفحة الدوام اليومي ونضع مؤشر الماوس على العمود الأول المعين بالإطار الأحمر في الشكل ادناه حتى يظهر لدينا شكل قفل اسود صغير عندئذٍ نضغط بالزر اليساري للماوس ونسير نحو اليسار مع الاستمرار بالضغط بزر الماوس إلى الموضع المراد إجماد الحقول عنده العمود المعين بالإطار الأزرق مثلاً عندئذ نحرر زر الماوس.

كذلك نفعل بالأسطر الأفقية عندئذٍ إذا قمنا بالتحرك نحو اليمين أو اليسار أو الأعلى أو الأسفل ستتحرك النافذة من العمود الذي ضمن الإطار الأزرق وما بعده من جهة اليسار ومن السطر ضمن الإطار الأزرق وما أسفل منه ويبقى ما قبل العمود والسطر باللون الأزرق ثابت لا يتحرك.